شخصی سازی تماس ها

با استفاده از قابلیت شخصی‌سازی سیستم تلفن گویا (IVR) می‌توانید ارتباط بیشتری را با مشتریان خود برقرار کنید. به طور مثال، می‌توانید در صورت در دسترس بودن اطلاعات کاربری مشتری، سیستم پاسخگویی خود را بر اساس اطلاعات شخصی او برنامه‌ریزی کنید و با استفاده از نام آن‌ها به تماس‌ها پاسخ دهید. امکان انتخاب زبان دلخواه و تغییر گزینه‌های فهرست بر اساس زبان انتخابی نیز جود دارد. همچنین  با استفاده از این اطلاعات شخصی مشتریان، مناسبت‌های خاص مانند روز تولد، سالگرد ازدواج و … را به آن‌ها تبریک بگویید. با این کار، مشتریان حس خوبی نسبت به سیستم پاسخگویی و پشتیبانی شما خواهند داشت و میزان رضایت آن ها از شما افزایش خواهد یافت.

کاهش خطاهای انسانی

با استفاده از قابلیت انتقال تماس‌ها به بخش و کارمندان مربوطه، مدت‌ زمان کمتری صرف پاسخگویی، و مشتریان سریع‌تر به جواب خود می‌رسند و بازدهی سازمان افزایش می‌یابد.

از آنجایی‌که این سیستم تلفن گویا تماس‌ها را به‌طور خودکار به واحدهای مربوطه متصل می‌کند و به آن‌ها پاسخ می‌دهد، در نتیجه احتمال اشتباه در پاسخگویی و راهنمایی مشتریان نسبت به روش سنتی که توسط اپراتورها و منشی تلفنی انجام می‌شود، تا حد زیادی کاهش می‌یابد.

با توجه به این مزایا و قابلیت‌هایی که سیستم تلفن گویا (IVR) برای کسب‌وکارها و مشتریان فراهم می‌کند، روز به روز کسب‌وکارهای بیشتری به استفاده از این سیستم ترغیب می‌شوند و سیستم تماس خود را ارتقا می‌دهند. با این‌کار علاوه بر سرعت‌بخشی در پاسخگویی به مشتریان، تصویر بهتری از کسب‌وکار شما در بین رقبا و مردم ایجاد می‌کند.

زیرساخت لازم برای  تلفن گویا

برای راه اندازی تلفن گویا تنها به یک نرم افراز مرکز تلفن ابری نیاز دارید تا با استفاده از آن با صدای مدنظر خود و سناریوی دلخواه کسب و کارتان، منشی تلفن خود را راه بیاندازید و مخاطب را در مسیر موردنظر هدایت نمایید. شما با استفاده از این نرم افزار به مخاطب کمک می کنید تا با وارد نمودن شماره تعیین شده به کارشناس یا داخلی مد نظر متصل شود. همچنین می توانید ساعات کاری و یا روزهای تعطیل را از طریق منشی گویا اطلاع رسانی کرده و مانع نارضایتی و انتظار مخاطب شوید.

یکی از نکات حائز اهمیت در رابطه با تلفن گویا، ضبط صدای با کیفیت و واضح، راهنمایی مؤثر و تدوین سناریو مناسب برای مخاطبینی است که تماس گرفته و درخواست صحبت با هر بخش را دارد. در این رابطه هایفون بهترین گوینده ها را به شما پیشنهاد می دهد.

 توانایی مدیریت حجم بالای تماس‌ها 

سیستم های تلفن گویا (IVR)، به مراکز تماس اجازه می‌دهند تا به راحتی حجم بالایی از تماس‌ها را مدیریت و هدایت کنند.

تماس گیرندگان به طور خودکار به اپراتور هدایت می‌شوند که بیشترین توانایی را در برآوردن نیازهای آن‌ها دارد

یا در صورتی که همه پاسخ دهندگان مشغول به کار باشند در صف انتظار می‌مانند.

اولویت تماس‌ها در تلفن گویا

IVR این امکان را ایجاد می کند تا تماس ها را بر اساس ارزش تماس گیرنده در اولویت پاسخگویی قرار دهد.

هنگامی که یک مشتری با ارزش تماس می‌گیرد، تلفن گویا او را به اپراتوری که دارای صلاحیت بیشتری است، منتقل می‌کند.

اگر همه اپراتورهای شمااشغال باشند، به صف انتظار هدایت می‎‌شوند.

به این ترتیب، مرکز تماس، هرگز مشتری با ارزش بالا را به دلیل خدمات ضعیف یا زمان پاسخگویی ضعیف از دست نمی‌دهد.