پست الکترونیکی:
info@argham-gostar.ir
آموزش ویدئویی
مقدمه
انبار گردانی و ثبت قطعات مصرفی یک دستگاه تعمیری در تعمیرگاه ها کاری بسیار مهم است که معمولا عدم انجام صحیح آن باعث بروز مشکلات مالی و ضررهای زیادی برای مدیران تعمیرگاه ها می شود. یکی از مهمترین وظایف یک نرم افزار مدیریت تعمیرگاه خوب ثبت دقیق این اطلاعات می باشد.
در نرم افزار مدیریت تعمیرگاه اسکناس شما می توانید در نهایت سادگی و راحتی اطلاعات را بطور دقیق در نرم افزار ثبت کنید. در این مقاله آموزشی قصد داریم تا در مورد ترفندهاي ثبت قطعه و اجرت در نرم افزار مدیریت تعمیرگاه اسکناس صحبت کنیم. تا پایان مقاله با ما همراه باشید تا اطلاعات کاملی در این باره بدست آورید.
ترفندهاي ثبت قطعه و اجرت
بعد از پذیرش یک دستگاه در تعمیرگاه برای ثبت قطعه و اجرت آن از پنجره ی «همه دستگاه های درون تعمیرگاه» اقدام می کنیم.
برای ثبت قطعه و اجرت روی دستگاه مورد نظر راست کلیک کرده و گزینه «ثبت قطعه و اجرت» را انتخاب می کنیم. با این کار پنجره رو به رو برای ما باز می شود.
در این پنجره، در قسمت بالا قطعات مصرفی و در قسمت پایین اجرت ها را ثبت می کنید. البته توجه داشته باشید که بعد از ثبت هر قطعه یا اجرت باید دکمه افزودن را بزنید تا آن قطعه یا اجرت به لیست اضافه شوند. و در انتها، با زدن دکمه «تایید و تغییر وضعیت» تمام قطعه ها و اجرت ها با هم ثبت می شوند.
در این پنجره بدون محدودیت هر تعداد که تمایل داشته باشید میتوانید قطعه و اجرت ثبت کنید.
باید به این نکته توجه داشته باشید که اگر بعد از وارد کردن قطعه یا اجرتی دکمه افزودن رو نزنید و اقدام به ذخیره تغییرات کنید، آن قطعه یا اجرت برای دستگاه ثبت نمی شود.
جستجو قطعه و اجرت
در قسمت ثبت قطعه و اجرت اگر نام جدیدی را وارد کنید همان لحظه تعریف و انتخابش می کند.
یکی دیگر از ترفندهاي ثبت قطعه و اجرت قابلیت جستجو است.
در این قسمت ممکن است شما قطعه و اجرت های زیادی را تعریف کرده باشید. و اگر بخواهید به روش معمولی آنها را پیدا کنید کاری زمان بر است. در نرم افزار اسکناس در قسمت ثبت قطعه و اجرت این قابلیت وجود دارد که شما قطعه و اجرت هایی که از قبل ثبت کردید را جستجو کنید.
به این صورت که در هر دو روش بالا در قسمت ثبت، نام قطعه یا اجرت مورد نظر را نوشته و نرم افزار خودش آن را برایتان کامل می کند. فقط نکته ای که وجود دارد این است که در این قسمت برای انجام این کار، باید حتما ابتدای نامی که برای قطعه و یا اجرت ثبت کردید را جستجو کنید.
اگر قسمت دیگری از نام را وارد کنید نرم افزار آن را به عنوان یک قطعه یا اجرت جدید ثبت می کند.
جستجو پیشرفته
اگر بخواهید از هر قسمتی از نام قطعه و یا اجرت که می خواهید بتوانید جستجو انجام دهید، باید ابتدا روی فیلد خالی ثبت قطعه و اجرت اینتر بزنید، سپس پنجره جستجو پیشرفته برای شما باز می شود. و در آنجا شما هر قسمت از نام قطعه یا اجرت را که بنویسید آن را برای شما کامل می کند.
همچنین شما می توانید در قسمت یک گروه بندی ها را مشخص کنید و در قسمت دو نام قطعه یا اجرت را سرچ کنید تا بر اساس گروه بندی ها سرچ انجام شود.
شما با قرار دادن موجودی بر روی (فقط مثبت ها) می توانید مشخص کنید فقط اجناسی را نمایش دهد که موجودی آنها بیشتر از صفر است.
در قسمت مرتب سازی با قرار دادن فیلد بر روی (تعداد استفاده) می توانید مشخص کنید اجناسی که بیشتر استفاده می شوند را بالاتر نمایش دهد.
معرفی سریع قطعه و اجرت با گروه بندی
هماطور که قبلا گفته شد، زمانی که شما در قسمت ثبت قطعه و اجرت یک جنس وارد کنید و اینتر بزنید نرم افزار به صورت خودکار آن را تعریف و انتخاب میکند.
اما ممکن است برای شما گروه بندی اجناس اهمیت داشته باشد و بخواهید هنگام ثبت سریع قطعه و یا اجرت، مورد جدید در گروه مخصوص خود ثبت شود.
در این حالت شما باید ابتدا در قسمت اطلاعات پایه»» معرفی اجناس و خدمات، گروه بندی های اجناس را مشخص کنید. سپس در صفحه تنظیمات برنامه»» سربرگ تعمیرگاه»» تعمیر، تیک گزینه “سریع” افزودن اجرت یا قطعه جدید را غیر فعال کنید.
در این صورت هر زمان که در قسمت ثبت قطعه و اجرت شما قطعه یا اجرت جدیدی را وارد کنید پنجره افزودن سریع جنس برای شما باز می شود. و در آنجا شما باید ابتدا دسته و گروه آن را مشخص کنید سپس دکمه افزودن جنس را بزنید.
با این کار اجناس جدید در گروه بندی منظم تعریف می شوند.
غیر فعال کردن معرفی سریع جنس
البته شما می توانید به صورت کلی معرفی جنس جدید در این قسمت را غیر فعال کنید.
برای این منظور، مانند تصویر رو به رو، وارد تظیمات نرم افزار می شوید. و در سربرگ تعمیرگاه، تیک گزینه امکان افزودن اجرت و قطعه جدید را غیر فعال کرده و ثبت تنظیمات رو می زنید.
با این کار اگر در پنجره ثبت قطعه و اجرت در فیلدهای قطعه و اجرت نام جدید را ثبت کنید و اینتر بزنید نرم افزار اجازه تعریف و ثبت آن را به شما نمی دهد.
خرید سریع قطعه
در اصول حسابداری شما برای فروش یک قطعه ابتدا باید آن را بخرید، فاکتور خرید آن را ثبت کنید سپس اقدام به فروش آن نمایید.
اما گاهی پیش می آید که موجودی یک قطعه تمام شده است. یا شما می خواهید، قطعه ای که اصلا در اجناس خود تعریف نکرده اید را همان لحظه بخرید و بر روی دستگاه مشتری کار کنید. در چنین مواقعی، می توانید از امکان خرید سریع قطعه در نرم افزار اسکناس استفاده نمایید.
زمانی که در قسمت ثبت قطعه شما نام قطعه ای که موجودی ندارید را وارد می کنید، بعد از ثبت اطلاعات و زدن دکمه افزودن، نرم افزار اخطار عدم موجودی می دهد. و پنجره ی خرید سریع قطعه را برای شما باز می کند.
در این پنجره شما ابتدا مشخص می کنید که قطعه را از چه کسی خریدید. و همچنین قیمت خرید و حتی تعداد خرید قطعه را مشخص می کنید. سپس نحوه پرداخت مبلغ را نیز مشخص کرده و در انتها دکمه خرید قطعه را می زنید.
توجه داشته باشید که با این کار نرم افزار به صورت خودکار برای شما فاکتور خرید ثبت می کند پس در وارد کردن اطلاعات دقت کافی را داشته باشید.
چند نکته مهم
همچنین در قسمت تنظیمات برنامه، شما می توانید وضعیت خرید سریع قطعه را روی حالت اجباری بگذارید.
در این حالت بعد از ثبت قطعه جدید و باز شدن پنجره خرید سریع، امکان بستن این پنجره و ادامه کار وجود ندارد و خرید قطعه برای شما اجباری است.
همچنین می توان خرید سریع قطعه را غیر فعال کرده و هشدار کسر موجودی را فعال کنید.
در این حالت هر زمان اقدام به فروش قطعه ای که موجودی ندارد کنید، نرم افزار به شما هشدار می دهد. و می توانید امکان فروش قطعه بدون موجودی را از تعمیرکاران خود بگیرید.
شما می توانید برای خرید سریع قطعه فروشنده پیش فرض تعیین کنید. اما این امکان وجود دارد که در پنجره خرید سریع قطعه آن را تغییر دهید.
با برداشتن تیک “حذف مشتریان جزئی از فروشندگان قطعه” در قسمت انتخاب فروشنده قطعه نام تمام مشتریان شما را نیز می آورد. و مربوط به زمانی است که شما می خواهید از مشتریان خود جنسی بخرید.
نکات تنظیمات
۱_ با فعال کردن تیک هشدار انتخاب تعمیرکار، اگر در زمان ثبت قطعه و اجرت تعمیرکاری را مشخص نکنید، برای شما پیغام هشدار تعیین تعمیرکار می آید.
البته اجباری برای تعیین تعمیرکار نیست و فقط یک هشدار است. اما شما می توانید برای کاربر خود این مورد را محدود کنید تا از بروز اشتباه در هنگام ثبت قطعه و اجرت توسط کاربران جلوگیری کنید.
۲_ با فعال کردن تیک پرداخت نقد هزینه قطعه فروش، در پنجره خرید سریع قطعه، زمانی که تعداد و قیمت خرید را مشخص کنید، نرم افزار به صورت خودکار مبلغ را در قسمت پرداخت نقد نمایش می دهد.
البته باز هم می توانید نحوه پرداخت را تغییر دهید و یا بدون مشخص کردن نحوه پرداخت، خرید قطعه را ثبت کنید. و در انتها دکمه خرید قطعه را بزنید.
۳_ در صورت فعال کردن گزینه بعدی، مبنای قیمت فروش قطعه قیمت آخرین فروش شما می شود. و با این کار از قیمت آخرین فروش خود مطلع می شوید.
اگر تیک اجرت را نیز فعال کنید، در ثبت اجرت نیز قیمت آخرین فروش را به شما نشان می دهد.
نمایش نام قطعه یا اجرت
از دیگر ترفندهاي ثبت قطعه و اجرت، می توان به نمایش نام قطعه یا اجرت اشاره کرد.
در پنجره تنظیمات نرم افزار در این قسمت شما می توانید نحوه نمایش نام قطعه یا اجرت را مشخص کنید. مثلا می توانید نمایش قطعه و اجرت را به صورت درختی داشته باشید.
در این صورت در قسمت ثبت قطعه و اجرت، نام جنس همراه با گروه بندی که در قسمت معرفی اجناس تعریف کرده اید نمایش داده میشود.
همچنین می توانید در قسمت جستجو پیشرفته به جای ستون نام جنس، ستون نام درختی آن را بیاورید. به این صورت که روی جدول مورد نظر راست کلیک کرده و گزینه ی تغییر ستون های نمایشی را انتخاب می کنید. و در پنجره ای که باز می شود تیک نام جنس را غیر فعال کرده و نام درختی را فعال می کنید.
هشدار ثبت قطعه یا اجرت تکراری
یکی دیگر از ترفندهاي ثبت قطعه و اجرت، هشدار ثبت قطعه و یا اجرت تکراری است.
گاهی اوقات پیش می آید که قرار است برای یک دستگاه تعداد خیلی زیادی قطعه یا اجرت ثبت کنید. با فعال کردن این تیک ها اگر سهوا قطعه یا اجرت تکراری ثبت کنید، نرم افزار به شما هشدار می دهد و از بروز خطا در ثبت قطعه و اجرت جلوگیری می کند.
البته قابل ذکر است که این پیغام فقط یک هشدار است و شما باز هم می توانید این قطعه یا اجرت را ثبت کنید.
البته می توانید این مورد را برای کاربران خود محدود کنید تا از بروز خطای کاربری در هنگام ثبت قطعه و اجرت جلوگیری کنید.
مدیریت دسته ها
نکته مهم دیگر در ثبت قطعه و اجرت، موضوع مدیرت دسته ها است.
در این قسمت نباید دسته ها را تغییر دهید و تا حد امکان تقسیم بندی های خود را در قسمت گروه بندی ها مشخص کنید.
اما اگر تمایل به اضافه کردن دسته دارید. مثلا دسته ای مانند لوازم جانبی و…. تغییری در این سه دسته موجود ایجاد نکنید. زیرا این دسته ها برای قسمت ثبت قطعه و اجرت تعریف شده اند. و فقط اجرت هایی که در دسته اجرت و قطعاتی که در دسته قطعه تعریف شده باشند در قسمت ثبت قطعه و اجرت نمایش داده میشوند.
همچنین در پنجره پذیرش، مدل هایی که برای دستگاه های تعمیری ثبت می کنید در دسته دستگاه ذخیره می شوند.