رفع و پیشگیری هوشمند از اشتباهات ثبتی کاربر حسابدار

مشاهده امکانات و توضیحات نرم افزار اسکناس


رفع و پیشگیری هوشمند از اشتباهات ثبتی کاربر حسابدار

رفع و پیشگیری هوشمند از اشتباهات ثبتی کاربر حسابدار

بسم الله الرحمن الرحيم

آموزش رفع و پيشگيري هوشمند از اشتباهات ثبتي كاربر حسابدار

 

پيش نياز ها:

آموزش سطح 1 نرم افزار حسابداري فروشگاهي، شركتي اسكناس

 

 

فهرست مطالب

مقدمه

فصل اول: تعريف محدوده مشخص براي مقادير ورودي

فصل دوم: نحوه هشدار نرم افزار براي پيشگيري از اشتباهات

 

 

 

مقدمه

بسياري از اشتباهات حسابداران و كاربران نرم افزار هاي حسابداري به دليل اشتباهات تايپي و كم يا زياد گذاشتن يك صفر در مبالغ مي باشد.

به عنوان مثال اگر يك كاربر حسابدار به جاي وارد نمودن مبلغ 1،000،000 ريال مبلغ 100،000 ريال وارد كند تغييرات زيادي در گزارشات ايجاد مي گردد.

بررسي اختلافاتي مانند كسر موجودي صندوق يا انبار، اختلاف حساب با بانك، اختلاف حساب با مشتري و... هميشه كار دشواري بوده كه دقت بسيار زيادي را مي طلبد.

پيشگيري از اين اشتباهات ثبتي به طور كامل امكان پذير نيست زيرا خطاي انساني هميشه وجود دارد و اجتناب ناپذير است. اما با روش هاي نرم افزاري و به كمك كامپيوتر مي توان تا حد زيادي از اشتباهات حسابداران جلوگيري كرد.

يكي از روش هايي كه در نرم افزار حسابداري اسكناس براي پيشگيري از اشتباهات كاربران ارائه شده است بررسي نيمه هوشمند مقادير وارد شده توسط كاربران است.

در اين روش شما مي توانيد يك بار براي مقادير ورودي، حداقل و حداكثر تعريف كنيد و زماني كه كاربران اقدام به ثبت مقاديري خارج از محدوده تعريف شده توسط شما ثبت كنند سيستم به آنها هشدار داده تا اگر مقدار اشتباهي ثبت كرده اند متوجه شوند.

 

 

فصل اول: تعريف محدوده مشخص براي مقادير ورودي

ابتدا وارد آيتم 820 منوي اصلي شده و مانند تصوير سربرگ "ثبت سند" را انتخاب كنيد:

 

Title: ورود به بخش تنظیمات

 

Title: تنظیمات  ثبت سند نرم افزار حسابداری اسکناس

 

قسمت مربوط به جلوگيري از اشتباهات احتمالي در تصوير بالا مشخص شده است. در اين قسمت براي هر كدام از ورودي ها به طور پيش فرض حداقل و حداكثر وارد شده است، در صورت تمايل مي توانيد اين مقادير را تغيير داده و در نهايت بر روي "ثبت تنظيمات" كليك كنيد.

به عنوان مثال مبلغ بردگي و دادگي نقدي حداقل 10،000 ريال و حداكثر 10،000،000 ريال ثبت شده است زيرا در اكثر كسب و كار ها مبالغ زير هزار تومان رد و بدل نمي شود.

شما بايد اين مقادير را نسبت به شغل خود تغيير دهيد مثلا اگر شغل شما فروشندگي اتومبيل است مبالغ نقدي شما رد و بدل مي كنيد معمولا زير 1 ميليون تومان نيست و مي توانيد حداقل مبلغ بردگي و دادگي نقد را 10،000،000 ريال تنظيم كنيد تا در صورتي كه كاربري هنگام ثبت سند دريافت يا پرداخت نقد مبلغي كمتر از 1 ميليون تومان ثبت كرد سيستم به او هشدار داده و كاربر مورد نظر ورودي خود را دوباره چك كند.

نگران استثناء ها نباشيد: ممكن است با خود بگوييد يك فروشگاه اتومبيل هم شايد برخي اوقات مبالغ كمتر از 10،000،000 ريال گردش داشته باشد پس نمي تواند حداقل را 10،000،000 ريال تنظيم كرد. در جواب بايد بگوييم كه اين حداقل به معناي عدم توانايي در ثبت مبالغ كمتر از 10،000،000 ريال نيست بلكه هر كاربري مي تواند هر مبلغي ثبت كند و در صورت خارج بودن مبلغ از حدود تعريف شده نرم افزار فقط به او هشدار مي دهد كه اگر اشتباه كرده است متوجه شود.

 

حال فرض كنيد شغل شما فروشگاه لوازم خانگي است و مبالغ دريافتي شما مي تواند در حد چند هزار تومان هم باشد ولي بعيد به نظر مي رسد چك چند هزار توماني از مشتريانتان دريافت كنيد. پس بهتر است مبالغ حداقل و حداكثري كه براي بردگي و نقدي نقد تعيين مي كنيم با مبالغ چك متفاوت باشد. همچنين بايد كمي بررسي كنيد تا حداقل و حداكثر حدودي موارد ديگر مانند حواله ها، تخفيفات، قيمت واحد (قيمت اجناس) و... را براي كسب و كارتان به دست آورده و در نرم افزار ثبت نماييد.

 

 

فصل دوم: نحوه هشدار نرم افزار براي پيشگيري از اشتباهات

پس از آنكه حدود مقادير را مشخص كرديم از اين پس نرم افزار هنگام ثبت اطلاعات در صورتي كه در حال ثبت ورودي غير طبيعي باشيم به ما هشدار مي دهد.

به عنوان مثال براي ثبت فاكتور فروش وارد آيتم 1-1 منوي اصلي مي شويم:

 

Title: ورود سریع به بخش فاکتور فروش

 

Title: ثبت فاکتور فروش

 

مانند تصوير بالا پس از ورود به حساب مشتري كالايي را جهت فروش انتخاب كرده و در قسمت قيمت واحد مبلغ 40،000،00 ريال وارد مي كنيم. با توجه به اينكه در قسمت تنظيمات نرم افزار حداكثر قيمت واحد را 9،000،000 ريال تغريف كرديم وقتي قيمت 40،000،000 را براي جنس وارد كرده و اينتر بزنيم پيام زير ظاهر مي گردد:

 

Title: هشدار نرم افزار حسابداری

 

در صورتي كه قيمت را اشتباه وارد كرده باشيم با اين پيام متوجه مي شويم و بر روي "خير" كليك كرده و دوباره قيمت صحيح را وارد مي كنيم. اما اگر قيمت را صحيح وارد كرده باشيم در اين پيام بر روي "بله" كليك كرده و مسير ثبت را ادامه مي دهيم.

 

 

برچسب ها:

ترفند هاي حسابداري , پيشگيري هوشمند از ايجاد اختلاف حساب , پيشگيري از اشتباهات