رفع و پیشگیری هوشمند از اشتباهات ثبتی کاربر حسابدار

مشاهده امکانات و توضیحات نرم افزار اسکناس


رفع و پیشگیری هوشمند از اشتباهات ثبتی کاربر حسابدار

رفع و پیشگیری هوشمند از اشتباهات ثبتی کاربر حسابدار

بسم الله الرحمن الرحیم

آموزش رفع و پیشگیری هوشمند از اشتباهات ثبتی کاربر حسابدار

 

پیش نیاز ها:

آموزش سطح 1 نرم افزار حسابداری فروشگاهی، شرکتی اسکناس

 

 

فهرست مطالب

مقدمه

فصل اول: تعریف محدوده مشخص برای مقادیر ورودی

فصل دوم: نحوه هشدار نرم افزار برای پیشگیری از اشتباهات

 

 

 

مقدمه

بسیاری از اشتباهات حسابداران و کاربران نرم افزار های حسابداری به دلیل اشتباهات تایپی و کم یا زیاد گذاشتن یک صفر در مبالغ می باشد.

به عنوان مثال اگر یک کاربر حسابدار به جای وارد نمودن مبلغ 1،000،000 ریال مبلغ 100،000 ریال وارد کند تغییرات زیادی در گزارشات ایجاد می گردد.

بررسی اختلافاتی مانند کسر موجودی صندوق یا انبار، اختلاف حساب با بانک، اختلاف حساب با مشتری و... همیشه کار دشواری بوده که دقت بسیار زیادی را می طلبد.

پیشگیری از این اشتباهات ثبتی به طور کامل امکان پذیر نیست زیرا خطای انسانی همیشه وجود دارد و اجتناب ناپذیر است. اما با روش های نرم افزاری و به کمک کامپیوتر می توان تا حد زیادی از اشتباهات حسابداران جلوگیری کرد.

یکی از روش هایی که در نرم افزار حسابداری اسکناس برای پیشگیری از اشتباهات کاربران ارائه شده است بررسی نیمه هوشمند مقادیر وارد شده توسط کاربران است.

در این روش شما می توانید یک بار برای مقادیر ورودی، حداقل و حداکثر تعریف کنید و زمانی که کاربران اقدام به ثبت مقادیری خارج از محدوده تعریف شده توسط شما ثبت کنند سیستم به آنها هشدار داده تا اگر مقدار اشتباهی ثبت کرده اند متوجه شوند.

 

 

فصل اول: تعریف محدوده مشخص برای مقادیر ورودی

ابتدا وارد آیتم 820 منوی اصلی شده و مانند تصویر سربرگ "ثبت سند" را انتخاب کنید:

 

 

 

قسمت مربوط به جلوگیری از اشتباهات احتمالی در تصویر بالا مشخص شده است. در این قسمت برای هر کدام از ورودی ها به طور پیش فرض حداقل و حداکثر وارد شده است، در صورت تمایل می توانید این مقادیر را تغییر داده و در نهایت بر روی "ثبت تنظیمات" کلیک کنید.

به عنوان مثال مبلغ بردگی و دادگی نقدی حداقل 10،000 ریال و حداکثر 10،000،000 ریال ثبت شده است زیرا در اکثر کسب و کار ها مبالغ زیر هزار تومان رد و بدل نمی شود.

شما باید این مقادیر را نسبت به شغل خود تغییر دهید مثلا اگر شغل شما فروشندگی اتومبیل است مبالغ نقدی شما رد و بدل می کنید معمولا زیر 1 میلیون تومان نیست و می توانید حداقل مبلغ بردگی و دادگی نقد را 10،000،000 ریال تنظیم کنید تا در صورتی که کاربری هنگام ثبت سند دریافت یا پرداخت نقد مبلغی کمتر از 1 میلیون تومان ثبت کرد سیستم به او هشدار داده و کاربر مورد نظر ورودی خود را دوباره چک کند.

نگران استثناء ها نباشید: ممکن است با خود بگویید یک فروشگاه اتومبیل هم شاید برخی اوقات مبالغ کمتر از 10،000،000 ریال گردش داشته باشد پس نمی تواند حداقل را 10،000،000 ریال تنظیم کرد. در جواب باید بگوییم که این حداقل به معنای عدم توانایی در ثبت مبالغ کمتر از 10،000،000 ریال نیست بلکه هر کاربری می تواند هر مبلغی ثبت کند و در صورت خارج بودن مبلغ از حدود تعریف شده نرم افزار فقط به او هشدار می دهد که اگر اشتباه کرده است متوجه شود.

 

حال فرض کنید شغل شما فروشگاه لوازم خانگی است و مبالغ دریافتی شما می تواند در حد چند هزار تومان هم باشد ولی بعید به نظر می رسد چک چند هزار تومانی از مشتریانتان دریافت کنید. پس بهتر است مبالغ حداقل و حداکثری که برای بردگی و نقدی نقد تعیین می کنیم با مبالغ چک متفاوت باشد. همچنین باید کمی بررسی کنید تا حداقل و حداکثر حدودی موارد دیگر مانند حواله ها، تخفیفات، قیمت واحد (قیمت اجناس) و... را برای کسب و کارتان به دست آورده و در نرم افزار ثبت نمایید.

 

 

فصل دوم: نحوه هشدار نرم افزار برای پیشگیری از اشتباهات

پس از آنکه حدود مقادیر را مشخص کردیم از این پس نرم افزار هنگام ثبت اطلاعات در صورتی که در حال ثبت ورودی غیر طبیعی باشیم به ما هشدار می دهد.

به عنوان مثال برای ثبت فاکتور فروش وارد آیتم 1-1 منوی اصلی می شویم:

 

 

 

مانند تصویر بالا پس از ورود به حساب مشتری کالایی را جهت فروش انتخاب کرده و در قسمت قیمت واحد مبلغ 40،000،00 ریال وارد می کنیم. با توجه به اینکه در قسمت تنظیمات نرم افزار حداکثر قیمت واحد را 9،000،000 ریال تغریف کردیم وقتی قیمت 40،000،000 را برای جنس وارد کرده و اینتر بزنیم پیام زیر ظاهر می گردد:

 

 

در صورتی که قیمت را اشتباه وارد کرده باشیم با این پیام متوجه می شویم و بر روی "خیر" کلیک کرده و دوباره قیمت صحیح را وارد می کنیم. اما اگر قیمت را صحیح وارد کرده باشیم در این پیام بر روی "بله" کلیک کرده و مسیر ثبت را ادامه می دهیم.

 

 

برچسب ها:

ترفند هاي حسابداري , پيشگيري هوشمند از ايجاد اختلاف حساب , پيشگيري از اشتباهات