آموزش چاپ قبض پذيرش و گزارشات و طراحي قالب چاپي دلخواه در آفيس ورد

مشاهده امکانات و توضیحات نرم افزار اسکناس


آموزش چاپ قبض پذيرش و گزارشات و طراحي قالب چاپي دلخواه در آفيس ورد

آموزش چاپ قبض پذيرش و گزارشات و طراحي قالب چاپي دلخواه در آفيس ورد

بسم الله الرحمن الرحيم

 

آموزش چاپ قبض پذيرش و گزارشات و طراحي قالب چاپي دلخواه در آفيس ورد

 

پيش نياز ها:

آموزش سطح 1 نرم افزار مديريت تعميرگاه، خدمات و خدمات پس از فروش اسكناس

 

 

فهرست مطالب

مقدمه

فصل اول: آموزش چاپ قبض پذيرش و طراحي رسيد پذيرش سفارشي

فصل دوم: آموزش چاپ و طراحي فاكتور نهايي خدمات ( فاكتور تحويل)

فصل سوم: آموزش چاپ گزارشات و انتخاب سريع ستون هاي چاپي گزارشات

فصل چهارم: آموزش طراحي حرفه اي قالب چاپي گزارشات در نرم افزار Word

 

 

مقدمه

در اين آموزش ياد خواهيد گرفت چگونه رسيد پذيرش، فاكتور تحويل يا گزارش دلخواه خود را چاپ كنيد. همچنين شما پس از مطالعه اين آموزش مي توانيد رسيد پذيرش دلخواه خود را طراحي كرده و يا آرم و لوگو خود را در قبض چاپي قرار دهيد.

توجه كنيد كه براي استفاده از امكان چاپ و طراحي سفارشي فرم هاي چاپي دلخواه حتما بايد ابتدا نرم افزار Microsoft Office Word نسخه 2013 يا بالاتر را بر روي سيستم خود نصب كنيد.

نرم افزار اسكناس اولين نرم افزاري است كه اين امكان را به شما مي دهد تا فرم چاپي خود را در محيط نرم افزار Office Word طراحي كنيد. همچنين شما مي توانيد با استفاده از آموزش هايي كه در اين مقاله مطالعه مي كنيد چندين رسيد پذيرش چاپي طراحي كرده و در زمان چاپ رسيد، انتخاب كنيد كه كدام يك از قالب هاي طراحي شده توسط شما چاپ شوند.

 

فصل اول: آموزش چاپ قبض پذيرش و طراحي رسيد پذيرش سفارشي

پس از پذيرش دستگاه تعميري (نحوه پذيرش در آموزش سطح 1 بيان شده است) پيامي مانند تصوير زير ظاهر مي گردد:

 

تعیین تعداد چاپ رسید پذیرش تعمیرگاه

 

در اين پنجره شما مي توانيد با انتخاب گزينه مربوطه به تعداد دلخواه اقدام به چاپ رسيد پذيرش نماييد.

در صورتي كه تمايل داريد قالب قبض چاپي خود را تغيير دهيد در فرم پذيرش جديد مانند تصوير زير بر روي مثلث كوچك كنار "نمايش قبض" كليك كرده و گزينه "مديريت و ويرايش فرم ها" كليك كنيد:

 

پذیرش دستگاه تعمیری جدید

 

پس از كليك بر روي اين گزينه پنجره زير باز مي گردد كه ليست كلمات كليدي يا همان كليد واژه هايي كه مي توانيد در طراحي قبض پذيرش از آنها استفاده كنيد را نشان مي دهد:

 

Title: کلمات کلیدی و کلیدواژه های چاپ

 

همچنين پوشه اي مانند تصوير زير باز مي گردد كه شامل يك فايل Word با نام Default.Docx است:

 

Title: مدیریت قالب های چاپی قبض پذیرش نرم افزار تعمیرگاه

 

نكته: در صورتي كه فايل Word درون پوشه نبود بايد يك بار اقدام به چاپ قبض پذيرش نماييد تا اين فايل ساخته شود.

براي ويرايش قالب چاپي رسيد پذيرش فايل Default.Docx را باز كنيد:

 

Title: رسید پذیرش تعمیرگاه

 

همانطور كه در تصوير مشاهده مي كنيد، اين فايل Word شبيه رسيد پذيرش است با اين تفاوت كه اطلاعات مشتري و دستگاه تعميري در اين فايل وجود ندارد و به جاي اطلاعات از عباراتي در داخل پرانتز استفاده شده است مانند (شماره قبض)، (نام حساب) و...

اين فايل قالب چاپي رسيد يا همان پذيرش است و هر تغييري در آن بدهيد در قبض پذيرش هايي كه چاپ مي كنيد اعمال مي شود.

همچنين عبارات داخل پرانتز كه كليد واژه نام دارند هنگام چاپ قبض به طور خودكار با اطلاعات همان قبض پذيرش جايگزين مي شوند.

به طور مثال شما مي توانيد در هر مكاني از قالب قبض پذيرش از عبارت (شماره سريال) استفاده كنيد و هر زمان كه رسيد پذيرش يك دستگاه تعميري خاص را چاپ كنيد در همان قسمتي كه عبارت (شماره سريال) را قرار داده ايد، شماره سريال همان دستگاه چاپ مي شود.

ليست تمامي كليد واژه هايي كه مي توانيد از آنها استفاده كنيد در پنجره ليست كلمات كليدي وجود دارد:

 

Title: کلمات کلیدی طراحی رسید پذیرش

 

از تمامي كليدواژه هاي موجود در پنجره بالا مي توانيد درون قالب چاپي رسيد تعميرگاهي خود استفاده كنيد. براي استفاده كافي است در اين پنجره بر روي كليدواژه دلخواه دوبار پشت سر هم با ماوس كليك كنيد (Double Click) تا كليدواژه كپي (Copy) شود، سپس مي توانيد آن را در هر قسمت از فايل Word قالب چاپي بچسبانيد (Paste).

هر تغييري كه تمايل داريد در فايل قالب چاپي اعمال كرده و سپس تغييرات را ذخيره كنيد تا از اين پس رسيد تعميرگاه با تغييرات اعمال شده شما چاپ شود.

 

طراحي چندين قالب چاپي متفاوت:

همانطور كه گفته شد شما مي توانيد در پنجره باز شده فايل Default.docx را طبق سليقه خود طراحي كنيد تا رسيد پذيرش تعميرگاه دلخواه خود را داشته باشيد.

اما امكان كاربردي ديگري نيز وجود دارد...

ممكن است شما بخواهيد براي نرم افزار مديريت تعميرگاه خود چندين قبض پذيرش تعميرگاهي طراحي كنيد و در زمان پذيرش دستگاه تعميري جديد، انتخاب كنيد كدام يك از رسيد هايي كه طراحي كرده ايد چاپ شود.

در اين صورت كافي است در همان پوشه اي كه فايل Default قرار دارد از روي فايل Default به تعداد دلخواه كپي كنيد و در همان پوشه قرار دهيد، سپس هر نامي كه مايل بوديد براي آن انتخاب كنيد. براي نمونه ما فايل Default را كپي مي كنيم و به نام قبض همكار در همان پوشه قرار مي دهيم:

 

طراحی چند رسید پذیرش سفارشی

 

اكنون مي توانيد فايل قبض همكار را باز كرده و به سليقه خودتان و متفاوت با فايل Default طراحي كنيد.

بعد از اين كار، از اين پس هنگامي كه در نرم افزار مديريت تعميرگاه، دستگاه تعميري جديدي را پذيرش مي كنيد پنجره زير باز مي شود:

 

انتخاب تعداد و قالب چاپی قبض پذیرش

 

در اين پنجره مي توانيد انتخاب كنيد كدام يك از رسيد ها و به چه تعدادي چاپ شوند.

همچنين اين قابليت وجود دارد كه در اين پنجره به صورت تركيبي چند قبض پذيرش را چاپ كنيد. مي توانيد به انتخاب چند تايي مانند تصوير زير اين كار را انجام دهيد:

 

چاپ چندگانه رسید پذیرش تعمیرات

 

اگر انتخاب ها طبق تصوير بالا باشد و اينتر بزنيم يك نسخه قبض پيش فرض (فايل Default) و دو نسخه قبض همكار چاپ مي شود.

 

چاپ رسيد پذيرش تعميرگاه براي دستگاهي كه قبلا پذيرش شده:

در صورتي كه هنگام پذيرش دستگاه تعميري قبض تعميرگاه صادر نكرديد و يا به هر دليلي مي خواهيد دوباره براي يك دستگاه، قبض پذيرش صادر نماييد مي توانيد با استفاده از جستجو سريع يا مشاهده همه دستگاه هاي درون تعميرگاه (آموزش سطح 1) رسيد دستگاه مورد نظر را پيدا كرده و بر روي دستگاه مورد نظر راست كليك كنيد:

 

Title: چاپ قبض دستگاه تعمیری ثبت شده

 

 سپس مانند تصوير بالا گزينه مشاهده و ويرايش اطلاعات قبض دستگاه را انتخاب كنيد تا پنجره اي شبيه به پنجره پذيرش جديد باز شود:

 

Title: مشاهده و ویاریش اطلاعات دستگاه تعمیری

 

در اين پنجره مي توانيد با استفاده از دكمه "چاپ قبض" رسيد پذيرش اين دستگاه را مجددا چاپ نماييد.

همچنين در اين قسمت امكان ويرايش اطلاعات ثبت نيز وجود دارد.

 

فصل دوم: آموزش چاپ و طراحي فاكتور نهايي خدمات (فاكتور تحويل)

رسيد پذيرش تعميرگاه همان قبضي است كه وقتي مشتري دستگاه تعميري خود را نزد ما مي آورد به عنوان رسيد به اون مي دهيم تا بعدا بتواند با آن، دستگاه خود را تحويل بگيرد.

اما در فاكتور تحويل (فاكتور خدمات تعميرگاه) همانطور كه از نامش مشخص هزينه هاي تعمير كه شامل قطعات و اجرت ها مي باشد به همراه مبالغ دريافتي از مشتري چاپ مي شود.

پس از ثبت تحويل نهايي دستگاه به مشتري پيام زير ظاهر مي گردد:

 

چاپ فاکتور تحویل به تعداد دلخواه

 

مي توانيد تعداد چاپ فاكتور تحويل را انتخاب كرده و چاپ كنيد.

مهم ترين تفاوت رسيد پذيرش با فاكتور در اين است كه محتويات چاپي رسيد پذيرش محدود است و كم و زياد نمي شود اما محتويات فاكتور تحويل نسبت به تعداد اجرت ها، قطعات، تخفيف ها، مبالغ دريافتي و... متغير است.

براي درك بهتر اين موضوع به تصوير اين فاكتور تحويل دقت كنيد:

 

Title: نمونه فاکتور خدمات تعمیرگاه

 

قسمتي كه با خط قرمز دور آن را علامت گذاري كرديم در واقع همان قسمت متغير فاكتور تحويل است.

نكته: به اين قسمت جدول اصلي فرم چاپي مي گوييم.

جدول اصلي فاكتور تحويل از تعدادي سطر و ستون تشكيل شده كه سطر هاي آن به تعداد اقلام فاكتور است.

اگر در پنجره تحويل فاكتور دقت كنيم جدولي شبيه به اين مشاهده خواهيم كرد:

 

Title: فاکتور تحویل تعمیرگاه

 

در واقع محتويات جدول اصلي فاكتور تحويل از اين قسمت برداشته مي شود.

اولين باري كه فاكتور تحويل (فاكتور خدمات تعميرگاه) را چاپ كنيد قبل از چاپ پنجره زير باز مي شود:

 

Title: تعیین سفارشی محتویات فاکتور تعمیرگاه

 

در اين پنجره كه فقط در اولين چاپ باز مي شود، مي توانيد ستون هاي جدول اصلي فاكتور تحويل را انتخاب كنيد. به طور پيش فرض ستون هايي كه به نظر ما مفيد هستند انتخاب شده اند.

در صورتي كه در دفعات بعدي تمايل داريد اي پنجره دوباره باز شود و ستون هاي چاپي را تغيير دهيد كافي است بر روي قسمتي كه در تصوير زير با كادر قرمز مشخص شده كليك كنيد تا انتخاب شود، سپس كليد تركيبي Ctrl+Shift+W را بزنيد:

 

Title: مشاهده و ویرایش اطلاعات دستگاه

 

طراحي سفارشي فاكتور خدمات تعميرگاه (فاكتور تحويل):

در صورتي كه تغيير ستون هاي چاپي براي شما كفايت نمي كند و مي خواهيد مانند آنچه براي قبض پذيرش گفته شد به صورت حرفه اي قالب چاپي فاكتور تحويل را در محيط نرم افزار Word ويرايش نماييد كافي است در پنجره تصوير بالا قسمتي كه با رنگ قرمز مشخص شده است را انتخاب كرده و كليد تركيبي Ctrl+Alt+W را بزنيد و يا مثلث كوچك كنار دكمه نمايش فاكتور را باز كرده و گزينه مديريت و ويرايش فرم ها را انتخاب كنيد تا پنجره زير باز شود:

 

Title: طراحی چند فاکتور تحویل

 

براي ويرايش قالب چاپي كافي است فايل Default.Docx را باز كنيد:

 

Title: قالب چاپی فاکتور خدمات تعمیرگاه

 

موقع زدن كليد تركيبي Ctrl+Alt+W كه در بالا گفته شده علاوه بر پوشه مربوط به قالب هاي چاپي، پنجره كليد واژه هاي چاپ (مانند آنچه براي ويرايش قبض پذيرش گفته شد) نيز باز مي شود. در صورتي كه اين پنجره را بسته ايد براي مشاهده كليدواژه هاي چاپ  كافي است در قسمت قرمز رنگ كه كمي بالاتر گفتيم از كليد تركيبي Alt+Q استفاده كنيد تا پنجره زير باز شود:

 

Title: کلیدواژه های چاپ

 

در طراحي فاكتور خدمات تعميرگاه نيز مانند رسيد پذيرش مي توانيد از اين كليدواژه ها در هر بخشي كه تمايل داريد استفاده نماييد.

اما براي فاكتور تحويل، اين پنجره داراي دو سربرگ خارج از جدول و داخل جدول مي باشد در صورتي كه در مورد رسيد پذيرش اين پنجره فقط يك سربرگ داشت.

اگر سربرگ داخل جدول را انتخاب كنيد مشاهده مي كنيم كه كليدواژه هاي داخل جدول همان ستون هاي جدول اصلي گزارش مي باشد:

 

 

از اين كليدواژه هاي داخل جدول فقط مي توانيد در جدول اصلي قالب چاپي استفاده نماييد:

 

Title: فالب چاپی فاکتور تحویل تعمیرگاه

 

قسمت قرمز رنگ تصوير بالا همانطور كه قبلا گفتيم جدول اصلي فاكتور تحويل تعميرگاه است.

در قالب چاپي تعداد سطر هاي اين جدول، دو سطر است ولي هنگامي كه اقدام به چاپ فاكتور مي كنيم، به طور خودكار تعداد سطر ها به تعداد سطر هاي گزارش تغيير مي كند.

شايد از خود بپرسيد چرا سطر هاي اين جدول هنگام طراحي، دو سطر است؟ آيا يك سطر كافي نبود؟

پاسخ اين است كه شايد شما بخواهيد فاكتور تحويل خود را طوري طراحي كنيد كه يك خط در ميان فونت يا رنگ اطلاعات متفاوت باشد، مثلا به طور پيش فرض سطر هاي فاكتور تحويل يك خط در ميان خاكستري شده اند تا هنگام مشاهده با هم تداخل پيدا نكنند.

 

فصل سوم: آموزش چاپ گزارشات و انتخاب سريع ستون هاي چاپي گزارشات

چاپ گزارشات در نرم افزار مديريت تعميرگاه اسكناس بسيار ساده و آسان است. براي چاپ كافي است وارد گزارش دلخواه شده و سپس اقدام به چاپ نماييد.

براي مثال وارد پنجره "همه دستگاه هاي درون تعميرگاه" شويد (آيتم 429 منوي اصلي):

 

گزارشات تعمیرگاه

 

اكنون براي چاپ گزارش كافي است كليد تركيبي Alt+W را بر روي كيبورد فشار دهيد تا پنجره زير باز گردد:

 

چاپ سریع گزارشات تعمیرگاه

 

تعداد چاپ را در اين پنجره انتخاب كنيد و سپس اينتر بزنيد و يا در صورتي كه تمايل داريد نسخه چاپي گزارش قبل از چاپ پيش نمايش داده شود مانند تصوير ستون اول را انتخاب كرده و سپس اينتر بزنيد.

 

پس از كليك بر روي يكي از گزينه هاي پيش نمايش، يك نسخه، دو نسخه يا سه نسخه در صورتي كه اولين بار است كه اقدام به چاپ اين مي نماييد پنجره زير نمايان خواهد شد:

 

طراحی سریع گزارشات چاپی تعمیرگاه

 

همانطور كه از عنوان پنجره مشخص است در اينجا شما بايد مشخص نماييد كه تمايل داريد چه ستون هايي از گزارش چاپ شوند. هر كدام از گزينه ها كه تمايل داريد چاپ شوند فقط كافي است تيك چاپ آن گزينه را بزنيد

به طور پيش فرض ستون هاي پر كاربردتر كه در اين گزارش عبارتند از شماره پذيرش، تاريخ پذيرش، نام مشتري، مدل دستگاه و... براي چاپ انتخاب شده اند ولي شما در صورت دلخواه مي توانيد تغييراتي ايجاد كنيد.

اگر تغييري ندهيد و بر روي تاييد كليك كنيد گزارش چاپي شما اينگونه چاپ مي گردد:

 

گزارش چاپی تعمیرگاه

 

همانطور كه مشاهده مي نماييد ستون هاي شماره پذيرش، تاريخ پذيرش، نام مشتري، مدل دستگاه و... چاپ شده اند.

اما اگر در پنجره انتخاب ستون هاي چاپي تغييرات دلخواه را اعمال كنيم مي توانيم به جاي ستون هاي ذكر شده ستون هاي ديگري را چاپ كنيم. به عنوان مثال مي توانيم به جاي ستون تاريخ پذيرش، ستون تاريخ ميلادي را انتخاب كنيم همچنين در كنار ستون ساعت پذيرش را نيز انتخاب كنيم:

انتخاب سریع ستون های گزارش تعمیرگاه

 

اكنون اگر بر روي تاييد كليك كنيد گزارش چاپي شما اينگونه چاپ مي گردد:

 

گزارش سفارشی تعمیرگاه

 

همانطور كه مي بينيد به جاي ستون تاريخ پذيرش، ستون تاريخ ميلادي چاپ گرديد همچنين ستون ساعت پذيرش نيز چاپ شد.

ضمنا توجه داشته باشيد كه در هنگام انتخاب ستون هاي چاپي اين امكان وجود دارد كه ترتيب قرار گيري ستون ها را تغيير داده يا عرض هر ستون را كم يا زياد نماييد:

 

Title: انتخاب سریع ستون های گزارش چاپی

 

در اين فصل ياد گرفتيد چگونه به راحتي ستون هاي دلخواه خود را براي چاپ گزارشات انتخاب كنيد.

در فصل هاي بعدي نحوه طراحي حرفه اي قالب چاپي گزارشات را نيز خواهيد آموخت.

 

فصل چهارم: آموزش طراحي حرفه اي قالب چاپي گزارشات در نرم افزار Word

براي طراحي قالب چاپي دلخواه خود مسير ذكر شده در فصل دوم را طي كنيد تا به پنجره زير برسيد:

 

چاپ سریع گزارش

 

در اين پنجره براي طراحي گزارش سفارشي خود بر روي دكمه "+" كليك كنيد تا پنجره زير نمايان شود:

 

طراحی چند گزارش چاپی

 

مانند تصوير نامي براي قالب سفارشي خود انتخاب نماييد. و سپس بر روي "ثبت" كليك كنيد تا پنجره زير نمايان گردد:

 

انتخاب ستون های گزارش چاپی

 

پس از انتخاب ستون هاي دلخواه خود بر روي "تاييد" كليك كنيد تا پيغام زير ظاهر گردد:

 

 

در اين پنجره نيز بر روي تاييد كليك كنيد تا قالب فرم چاپي شما در نرم افزار آفيس ورد باز شود:

 

طراحی گزارش چاپی سفارشی برای نرم افزار تعمیرگاه

 

اكنون مي توانيد در محيط ورد به راحتي اقدام به تغيير و طراحي فرم چاپي دلخواه خود نماييد. به عنوان مثال مي توانيد به جاي لوگو اسكناس آرم خود را قرار دهيد و يا هر تغيير دلخواه ديگري را اعمال كنيد.

توجه كنيد كه علاوه بر نرم افزار ورد يك پنجره مانند تصوير زير نيز باز مي گردد:

 

کلیدواژه های چاپ

 

در اين پنجره ليستي از عبارات داخل پرانتز به عنوان كلمات كليدي يا كليدواژه قرار داده شده است كه شما مي توانيد از آنها در قالب چاپي گزارش استفاده نماييد. به عنوان مثال كليدواژه "(عنوان شركت)" در قالب همه گزارشات به طور پيش فرض استفاده شده است:

 

طراحی گزارش چاپی سفارشی برای نرم افزار تعمیرگاه

 

كليدواژه ها در واقع عباراتي هستند كه خود در گزارش چاپ نمي گردند بلكه هنگام چاپ با مقدار واقعي جايگزين مي گردند. به عنوان مثال هر جاي از قالب چاپي كه از كليد واژه (عنوان شركت) استفاده كنيم هنگام چاپ گزارش در آنجا نام شركت كه در تنظيمات نرم افزار تعيين كرديم چاپ مي گردد.

توجه كنيد كه بهتر است براي استفاده از كليد واژه ها آنها را مستقيما تايپ نكنيد بلكه با دوبار كليك بر روي كليد واژه مورد نظر كليد واژه كپي (Copy To Clipboard) مي شود و شما مي توانيد هر جايي از قالب چاپي خود آن را Past (Ctrl+V) كنيد.

 

همچنين مي توانيد در پنجره كلمات كليدي سربرگ "داخل جدول" را انتخاب نماييد:

 

کلیدواژه های چاپ

 

همانطور كه مشاهده مي نماييد كليد واژه هاي اين سربرگ همان ستون هاي گزارش هستند. تفاوت كليد واژه هاي داخل جدول در آن است كه اين كليد واژه ها به ازاي يك گزارش ثابت نيستند بلكه به ازاي هر يك از سطر هاي گزارش تغيير مي كنند.

به عنوان مثال (شماره قبض) در گزارش تمام دستگاه هاي درون تعميرگاه ثابت نيست بلكه به تعداد دستگاه ها تغيير مي كند. بنابر اين از اين كليد واژه ها نمي توان خارج از جدول اصلي گزارش استفاده نمود.

جدول اصلي گزارش كه در تصوير زير با رنگ قرمز مشخص شده است جدولي است كه سطر هاي آن به تعداد سطرهاي گزارش تكرار مي گردند و در هر سطر آن شما مي توانيد از كليد واژه هاي داخل جدول استفاده نماييد:

 

طراحی گزارش چاپی نرم افزار تعمیرگاه

 

پس از انجام تغييرات در قالب فرم چاپي در محيط نرم افزار محبوب Office Word كافي است تغييرات را ذخيره (Save) كرده و نرم افزار آفيس ورد را ببنديم.

اكنون هر زمان بخواهيم گزارش "همه دستگاه هاي درون تعميرگاه" را چاپ كنيم پنجره چاپ گزارش به شكل زير باز مي گردد:

چاپ سریع گزارش سفارشی

همانطور كه متوجه شديد در اين پنجره ما مي توانيم به جاي چاپ فرم پيش فرض، فرم سفارشي كه خودمان طراحي كرديم را چاپ نماييم.

 

 

برچسب ها:

چاپ , چاپ رسيد پذيرش , آموزش طراحي رسيد چاپي پذيرش , طراحي رسيد چاپي پذيرش در آفيس , طراحي قبض پذيرش چاپي در Word , آموزش چاپ گزارشات , آموزش طراحي چند رسيد پذيرش متفاوت , آموزش قرار دادن لوگو و آرم در قبض چاپي پذيرش , طراحي قالب چاپي رسيد پذيرش , آموزش صدور رسيد پذيرش سفارشي , طراحي رسيد پذيرش سفارشي , طراحي قالب چاپي رسيد پذيرش در Office Word , آموزش پرينت رسيد پذيرش سفارشي , خروجي Word از گزارشات و رسيد پذيرش , انتخاب سريع ستون هاي چاپي , طراحي و چاپ رسيد پذيرش تعميرگاه , صدور سريع قبض و رسيد پذيرش تعميرگاه , , نرم افزار مديريت تعميرگاه رادياتور