پذیرش گروهی، تحویل گروهی و ارسال به همکار گروهی

پذیرش گروهی، تحویل گروهی و ارسال به همکار گروهی در نرم افزار مدیریت تعمیرگاه اسکناس

آموزش ویدئویی

مقدمه

در تعمیرگاه ها گاها پیش می آید که یک شخص حال مشتری باشد یا همکار چندین دستگاه تعمیری را باهم به تعمیرگاه شما می آورد. که در چنین مواقعی مسلما استفاده از روش ساده پذیرش کاری طاقت فرسا و زمان بر است. برای این منظور نرم افزار اسکناس امکان پذیرش گروهی را برای شما فراهم کرده است.

در این مقاله ی آموزشی قصد داریم تا در مورد پذیرش و تحویل گروهی، ارسال به همکار گروهی در نرم افزار مدیریت تعمیرگاه اسکناس توضیح دهیم.

پس با ما همراه باشید.

پذیرش گروهی 2

پذیرش گروهی در نرم افزار مدیریت تعمیرگاه اسکناس

برای این کار ابتدا در منوی ثبت» پذیرش گروهی را باز می کنیم.

در پذیرش گروهی نیز مانند پذیرش معمولی ابتدا باید حساب مشتری را انتخاب کنید. شماره موبایل مشتری را وارد می کنیم . اگر از قبل حساب داشته باشد حسابش باز می شود در غیر این صورت پنجره افتتاح حساب برای شما باز می گردد و فقط کافیست نام مشتری را وارد کرده و جنسیت را مشخص کنید و در نهایت دکمه افزودن را بزنید.

اطلاعات پذیرش گروهی

در ابتدا شماره سریال دستگاه را وارد می کنید .به مدل دستگاه که می رسید برای سرعت کار شما کیبرد به صورت خودکار انگلیسی می شود، مدل ها را لازم نیست از قبل جایی ثبت کرده باشید همین که اینجا مدل را وارد کنید همزمان تعریف و انتخاب می شود.

به قسمت عیب به اظهار مشتری که می رسید دوباره کیبرد به صورت خودکار فارسی می شود . عیب را هم می توانید به صورت دستی بنویسید و یا اگر قسمتی از آن را بنویسید سیستم آن را برای شما کامل می کند. اگر در آن فیلد راست کلیک کنید لیستی که از روی آن اطلاعات را برای شما کامل میکند را نمایش می دهد که آن لیست نیز قابل ویرایش است.

بعد از آن به فیلد وسایل همراه می رسیم. این فیلد هم تمام ویژگی های عیب به اظهار مشتری را دارد و برای ثبت وسایلی است که مشتری همراه با دستگاه به شما تحویل داده است.

وضعیت ظاری برای ثبت مشکلاتی است که مشتری برای آن به تعمیرگاه شما مراجعه نکرده است و فقط میخواهید آنها را ثبت کنید که بعدا برای مشتری سوء تفاهم پیش نیاید که در تعمیرگاه شما این مشکل پیش آمده است. در انتها بعد از ثبت تمام اطلاعات دستگاه اول، بجای دکمه ثبت ، دکمه افزودن را می زنید.

در انتها بعد از ثبت اطلاعات تمامی دستگاها دکمه ثبت نهایی را بزنید.

امکانات دیگر در پذیرش گروهی

همان طور که می بینید در پنجره پذیرش گروهی چند گزینه دیگر هم وجود دارد که در قسمت درباره آن ها توضیح خواهیم داد.

۱_ویرایش اطلاعات

شما می توانید بعد از افزودن دستگاه ها اطلاعات وارد شده را ویرایش کنید. برای این کار ابتدا روی دستگاه مورد نظر کلیک می کنید تا اطلاعات آن دوباره در قسمت پایین درج شود، سپس هر قسمت را که می خواهید ویرایش کرده و در انتها دکمه “ویرایش” را بزنید.

۲_الگو برداری

اگر چند دستگاه با یک مدل یا ایراد هستند می توانید روی دستگاه مورد نظر کلیک کنید و اطلاعاتی مثل شماره سریال یا…. که متفاوت هست را تغییر دهید و در نهایت دکمه “افزودن” را بزنید.

۳_حذف دستگاه

برای حذف یک دستگاه ،روی آن کلیک کرده و دکمه “حذف” را می زنید.

در نهایت ممکنه است به دلیل اینکه روی یکی از دستگا ها کلیک کرده اید فیلد های اطلاعات پر باشند. زمانی که می خواهید اطلاعات دستگاه جدیدی را وارد کنید به وسیله دکمه “پاک کردن” فیلد ها را خالی کنید.

پذیرش گروهی و تحویل گروهی
چاپ قبض پذیرش گروهی

چاپ قبض پذیرش گروهی

در پذیرش گروهی ما یک جدول از چند مدل دستگاه با چند شماره قبض داریم . پس مسلما قبض پذیرش گروهی با پذیرش معمولی متفاوت هست.

روند چاپ قبض پذیرش گروهی مانند فاکتور تحویل است به این صورت که، مانند فاکتور تحویل در ابتدا باید ستون هایی که می خواهید در قبض چاپ شوند را مشخص کنید و دکمه تایید را بزنید. سپس فرم قبض پذیرش گروهی در محیط word به شما نمایش داده می شود و شما تمام امکانات ویرایش قبض در محیط Word را دارد.

ارسال به همکار

در نرم افزار اسکناس این امکان برای شما فراهم شده است که کاربر پذیرش و یا مدیر بتواند بعد از پذیرش دستگاه ها آن را به بخش تعمیرات منتقل کرده و به دست تعمیرکار مشخصی بسپارد.

ارسال به همکار تکی

برای این کار بعد از پذیرش دستگاه، در قسمت دستگاه های درون تعمیرگاه روی دستگاه مورد نظر راست کلیک کرده و گزینه ارسال به همکار رو می زنیم.

واحد تحویل را روی تعمیرگاه می گذاریم ، کاربر دریافت کننده را مشخص کرده و وضعیت را روی درحال تعمیر قرار می دهیم. همچنین در این قسمت می توانید تاریخ و ساعت ارسال به همکار را تغییر دهید. و همچنین در صورت تمایل می توانید در قسمت توضیحات، یک توضیح کلی برای تعمیرکار بنویسید سپس دکمه ارسال را می زنیم.

ارسال به همکار تکی
ارسال به همکار گروهی

ارسال به همکار گروهی

برای این منظور در قسمت همه دستگاه های درون تعمیرگاه، دستگاه هایی که میخواهیم به همکاری ارسال کنیم را انتخاب می کنیم، روی آنها راست کلیک کرده و گزینه ارسال به همکار را می زنیم.

در پنجره ای که باز می شود مانند ارسال تکی، واحد دریافت کننده، وضعیت و کاربر دریافت کننده را در قسمت ۱ مشخص می کنیم. با این کار در تمام دستگاه های انتخاب شده واحد، وضعیت و کاربر تغییر می کند. همچنین می توانید تاریخ و ساعت ارسال به همکار را نیز تغییر دهید.

اما در اینجا هم می توانید از قسمت ۲ برای هر کدام به صورت جداگانه واحد دریافت کننده، کاربر دریافت کننده و وضعیت را تغییر دهید.

و همچنین در قسمت توضیحات می توانید یک توضیح کلی برای تعمیرکار بنویسید که البته این توضیح برای همه دستگاه ها نوشته میشود.

اگر تمایل دارید که برای هر دستگاه توضیح جداگانه بنویسید، باید در قسمت ۲ یک ستون توضیحات اضافه کنید و سپس در آن قسمت برای هر دستگاه به صورت جداگانه توضیحات ثبت کنید.

و درنهایت بعد از انجام تغییرات مد نظر، دکمه ارسال را می زنیم.

تغییر وضعیت گروهی

برای این کار در قسمت همه دستگاه های درون تعمیرگاه، دستگاه هایی که می خواهیم وضعیت آنهارا تغییر بدهیم، انتخاب کرده، روی آنها راست کلیک می کنیم و گزینه ارسال گروهی را می زنیم.

اما در پنجره جدید قسمت کاربر دریافت کننده و واحد دریافت کننده را تغییر نمی دهیم و فقط وضعیت دستگاه را تغییر می دهیم.

همچنین می توانیم فقط واحد دریافت کننده و یا کاربر دریافت کننده را تغییر دهیم. و در نهایت دکمه ارسال را می زنیم.

تغییر وضعیت گروهی
تحویل گروهی
تحویل گروهی2

تحویل گروهی

برای تحویل گروهی چند دستگاه، از پنجره “تمام دستگاه های درون تعمیرگاه” دستگاه هایی که می خواهید به یک مشتری تحویل دهید را انتخاب کنید، و روی آنها راست کلیک کرده و گزینه تحویل را بزنید.

در پنجره جدیدی که باز می شود در جدول اول مبلغ قابل پرداخت هر دستگاه به صورت کلی مشخص شده است. اما در جدول دوم، به صورت جزئی تمام خدمات انجام شده و مبالغ آنها مشخص شده است.

در قسمت اول شما می توانید نحوه پرداخت مشتری را مشخص کنید و در بخش دوم نرم افزار به صورت خودکار مبلغ را بین دستگاه ها تقسیم می کند.

و در نهایت باقی مانده مبلغ را در بخش “مانده نهایی” نمایش می دهد.

همچنین شما می توانید در قسمت دوم، به صورت دستی مشخص کنید که مبلغ پرداخت شده مربوط به کدام دستگاه است، و هزینه باقی مانده از کدام دستگاه پرداخت نشده است. درنهایت چیزی که اهمیت دارد و در فاکتور چاپ مشود مبالغ موجود در بخش سوم است.

ثبت اسناد
پرداخت قبل از تحویل

ممکن است مشتری فقط مبلغی به شما پرداخت کرده، اما هنوز دستگاه های خود را تحویل نگرفته باشد. و شما فقط بخواهید مبالغ پرداخت شده را ثبت کنید. در این حالت کافیست بعد از وارد کردن مبلغ های پرداخت شده ، دکمه ctrl را روی کیبرد نگه دارید. با این کار دکمه تحویل به ثبت اسناد تبدیل می شود، با زدن گزینه ثبت اسناد، سند مبالغ پرداختی ثبت شده ولی دستگاه ها تحویل نمی شوند.

پرداخت بعد از تحویل

گاهی اوقات پیش می آید که مشتری آشناست. مثلا یک همکار چند دستگاه برای تعمیر به تعمیرگاه شما آورده است و شما پس از تعمیر هر گوشی بدون دریافت وجه آن را به مشتری تحویل دادید. و ایشان آخر ماه برای پرداخت هزینه تعمیر تمام دستگاه ها مراجعه کرده است.

اما شما نمی خواهید برای هر دستگاه به صورت تک به تک پرداخت هزینه را ثبت کنید. برای این کار از منوی تعمیرگاه »» جستجو »» پیگیری دستگاه رو انتخاب می کنیم.در پنجره ای که باز میشود، نام مشتری را مشخص کرده و تیک “فقط دستگاه های تحویل نشده” را غیر فعال کنید سپس دکمه جستجو را بزنید.

با این کار نرم افزار تمام دستگاه هایی که این مشتری به تعمیرگاه شما آورده است را نشان می دهد. سپس دستگاه هایی که مانده حساب دارند را انتخاب می کنید، روی آنها راست کلیک کرده و گزینه تحویل دستگاه را بزنید.

در این پنجره مانند قبل نحوه پرداخت مشتری را مشخص می کنید با این تفاوت که اکنون به جای دکمه تحویل دکمه ثبت اسناد وجود دارد.

پیگیری دستگاه
چاپ فاکتور
چاپ فاکتور

حال نوبت به چاپ فاکتور گروهی برای این دستگاه های تعمیری می رسد.

همانطور که در تصویر رو به رو مشاهده می نمایید، در این پنجره ۲ جدول وجود دارد که در جدول اول هزینه تعمیر هر دستگاه به صورت کلی نمایش داده شده است. و شما می توانید با زدن دکمه چاپ کلیات این جدول رو به صورت فاکتور برای مشتری خود چاپ نمایید.

اما اگر تمایل دارید که فاکتوری با لیست تمام خدمات انجام شده به صورت جزء به جزء به مشتری خود بدهید باید جدول دوم را برای او چاپ کنید، که این کار با زدن دکمه چاپ جزئیات قابل انجام است.

گفتگو با ما در واتساپ