رفع و پیشگیری هوشمند از اشتباهات ثبتی کاربر حسابدار

 بسم الله الرحمن الرحیم

پیش نیاز ها:

آموزش سطح ۱ نرم افزار حسابداری فروشگاهی، شرکتی اسکناس

فهرست مطالب

مقدمه

فصل اول: تعریف محدوده مشخص برای مقادیر ورودی

فصل دوم: نحوه هشدار نرم افزار برای پیشگیری از اشتباهات

مقدمه

بسیاری از اشتباهات حسابداران و کاربران نرم افزار های حسابداری به دلیل اشتباهات تایپی و کم یا زیاد گذاشتن یک صفر در مبالغ می باشد.

به عنوان مثال اگر یک کاربر حسابدار به جای وارد نمودن مبلغ ۱،۰۰۰،۰۰۰ ریال مبلغ ۱۰۰،۰۰۰ ریال وارد کند تغییرات زیادی در گزارشات ایجاد می گردد.

بررسی اختلافاتی مانند کسر موجودی صندوق یا انبار، اختلاف حساب با بانک، اختلاف حساب با مشتری و… همیشه کار دشواری بوده که دقت بسیار زیادی را می طلبد.

پیشگیری از این اشتباهات ثبتی به طور کامل امکان پذیر نیست زیرا خطای انسانی همیشه وجود دارد و اجتناب ناپذیر است. اما با روش های نرم افزاری و به کمک کامپیوتر می توان تا حد زیادی از اشتباهات حسابداران جلوگیری کرد.

یکی از روش هایی که در نرم افزار حسابداری اسکناس برای پیشگیری از اشتباهات کاربران ارائه شده است بررسی نیمه هوشمند مقادیر وارد شده توسط کاربران است.

در این روش شما می توانید یک بار برای مقادیر ورودی، حداقل و حداکثر تعریف کنید و زمانی که کاربران اقدام به ثبت مقادیری خارج از محدوده تعریف شده توسط شما ثبت کنند سیستم به آنها هشدار داده تا اگر مقدار اشتباهی ثبت کرده اند متوجه شوند.

فصل اول: تعریف محدوده مشخص برای مقادیر ورودی

ابتدا وارد آیتم ۸۲۰ منوی اصلی شده و مانند تصویر سربرگ “ثبت سند” را انتخاب کنید:

قسمت مربوط به جلوگیری از اشتباهات احتمالی در تصویر بالا مشخص شده است. در این قسمت برای هر کدام از ورودی ها به طور پیش فرض حداقل و حداکثر وارد شده است، در صورت تمایل می توانید این مقادیر را تغییر داده و در نهایت بر روی “ثبت تنظیمات” کلیک کنید.

به عنوان مثال مبلغ بردگی و دادگی نقدی حداقل ۱۰،۰۰۰ ریال و حداکثر ۱۰،۰۰۰،۰۰۰ ریال ثبت شده است زیرا در اکثر کسب و کار ها مبالغ زیر هزار تومان رد و بدل نمی شود.

شما باید این مقادیر را نسبت به شغل خود تغییر دهید مثلا اگر شغل شما فروشندگی اتومبیل است مبالغ نقدی شما رد و بدل می کنید معمولا زیر ۱ میلیون تومان نیست و می توانید حداقل مبلغ بردگی و دادگی نقد را ۱۰،۰۰۰،۰۰۰ ریال تنظیم کنید تا در صورتی که کاربری هنگام ثبت سند دریافت یا پرداخت نقد مبلغی کمتر از ۱ میلیون تومان ثبت کرد سیستم به او هشدار داده و کاربر مورد نظر ورودی خود را دوباره چک کند.

نگران استثناء ها نباشید: ممکن است با خود بگویید یک فروشگاه اتومبیل هم شاید برخی اوقات مبالغ کمتر از ۱۰،۰۰۰،۰۰۰ ریال گردش داشته باشد پس نمی تواند حداقل را ۱۰،۰۰۰،۰۰۰ ریال تنظیم کرد. در جواب باید بگوییم که این حداقل به معنای عدم توانایی در ثبت مبالغ کمتر از ۱۰،۰۰۰،۰۰۰ ریال نیست بلکه هر کاربری می تواند هر مبلغی ثبت کند و در صورت خارج بودن مبلغ از حدود تعریف شده نرم افزار فقط به او هشدار می دهد که اگر اشتباه کرده است متوجه شود.

حال فرض کنید شغل شما فروشگاه لوازم خانگی است و مبالغ دریافتی شما می تواند در حد چند هزار تومان هم باشد ولی بعید به نظر می رسد چک چند هزار تومانی از مشتریانتان دریافت کنید. پس بهتر است مبالغ حداقل و حداکثری که برای بردگی و نقدی نقد تعیین می کنیم با مبالغ چک متفاوت باشد. همچنین باید کمی بررسی کنید تا حداقل و حداکثر حدودی موارد دیگر مانند حواله ها، تخفیفات، قیمت واحد (قیمت اجناس) و… را برای کسب و کارتان به دست آورده و در نرم افزار ثبت نمایید.

فصل دوم: نحوه هشدار نرم افزار برای پیشگیری از اشتباهات

پس از آنکه حدود مقادیر را مشخص کردیم از این پس نرم افزار هنگام ثبت اطلاعات در صورتی که در حال ثبت ورودی غیر طبیعی باشیم به ما هشدار می دهد.

به عنوان مثال برای ثبت فاکتور فروش وارد آیتم ۱-۱ منوی اصلی می شویم:

مانند تصویر بالا پس از ورود به حساب مشتری کالایی را جهت فروش انتخاب کرده و در قسمت قیمت واحد مبلغ ۴۰،۰۰۰،۰۰ ریال وارد می کنیم. با توجه به اینکه در قسمت تنظیمات نرم افزار حداکثر قیمت واحد را ۹،۰۰۰،۰۰۰ ریال تغریف کردیم وقتی قیمت ۴۰،۰۰۰،۰۰۰ را برای جنس وارد کرده و اینتر بزنیم پیام زیر ظاهر می گردد:

در صورتی که قیمت را اشتباه وارد کرده باشیم با این پیام متوجه می شویم و بر روی “خیر” کلیک کرده و دوباره قیمت صحیح را وارد می کنیم. اما اگر قیمت را صحیح وارد کرده باشیم در این پیام بر روی “بله” کلیک کرده و مسیر ثبت را ادامه می دهیم.