آموزش اولیه حسابداری فروشگاهی نرم افزار اسکناس

آموزش اولیه حسابداری فروشگاهی نرم افزار اسکناس

آموزش ویدئویی

مقدمه

در این مقاله ی آموزشی قصد داریم تا در مورد آموزش اولیه حسابداری فروشگاهی در نرم افزار حسابداری اسکناس صحبت کنیم.

یکی از مهم ترین مزایای نرم افزار حسابداری اسکناس ساده و مفهوم بودن آن برای افراد غیر حسابدار است. چون نرم افزار حسابداری اسکناس مخصوص افراد معمولی طراحی شده است.

و در کنار دارا بودن امکانات بسیار حسابداری، صاحبان مشاغل گوناگون می توانند بدون داشتن دانش حسابداری به راحتی با مطالعه این آموزش از این نرم افزار به بهترین وجه استفاده کنند.

در این متن به آموزش بخش هایی از سیستم حسابداری که ضروری تر به نظر می رسند می پردازیم.

تا پایان مقاله با ما همراه باشید تا اطلاعات کاملی در این باره بدست آورید.

پنجره ی اولیه درنرم افزار حسابداری اسکناس
پنجره ی شروع به کار در نرم افزار اتوسرویس و تعویض روغن اسکناس

فصل اول: شروع به کار

توجه: اگر هنوز نرم افزار حسابداری اسکناس را نصب نکرده اید بهتر است ابتدا آموزش نصب نرم افزار اسکناس را مطالعه کنید.

پس از اجرای نرم افزار، پنجره ورود کاربران باز خواهد شد. کافی است بر روی کاربر مدیر کلیک کرده، رمز عبور پیش فرض (۱۲۳) را وارد کنید و در نهایت دکمه ورود را بزنید.

پس از ورود به نرم افزار اسکناس پنجره “شروع به کار” را می بینید. توجه کنید که این پنجره فقط در اولین ورود به نرم افزار باز می شود و برای راحتی شما عزیزان طراحی شده است

در این پنجره، در ابتدا نوع کسب و کار و بعد از آن صنف کاری خود را مشخص می کنید. و در صفحه ی آخر در سه فیلد بالا، اطلاعات شرکت و یا فروشگاه خود را وارد می کنید، تیک شرایط را می زنید، و درنهایت بعد از اطمینان از درستی اطلاعات خود دکمه ی پایان را می زنید.

فصل دوم: پنجره اصلی نرم افزار حسابداری اسکناس

پس از انجام تنظیمات اولیه، پنجره اصلی نرم افزار را مشاهده می کنید:

در سمت چپ پنجره اصلی، میانبر امکانات مهم تری که شما برای حسابداری یک فروشگاه یا شرکت کوچک لازم دارید در این قسمت وجود دارد. بقیه آیتم ها که در این لیست وجود ندارند از منوی اصلی (ثبت، مشاهده، گزارشات و…) در دسترس خواهند بود.

در واقع دکمه های سمت چپ میانبری هستند از آیتم هایی از منوی اصلی که پر کاربردترند. شما می توانید با کلیک بر روی دکمه پایین میانبر ها، میانبرهای این قسمت را کم یا زیاد کنید.

نکته قابل توجه:

هر کدام از آیتم های منوی بالای نرم افزار با یک عدد شروع می شود. (مثلا عدد منوی گزارشات ۳ است) و وارد هر آیتم که بشوید، آیتم های آن نیز هر کدام عدد منحصری دارند.

این اعداد به ما کمک می کنند که سریع بتوانیم وارد منوها شویم. به عنوان مثال برای ورود به منوی گزارشات، بجای استفاده از ماوس می توانید با فشردن عدد ۳ بر روی کیبورد منو را باز کنید. در این آموزش در برخی موارد به جای بیان مسیر کامل از این اعداد استفاده شده است.

به عنوان مثال به جای بیان این مسیر : “از منوی “گزارشات” وارد زیر منوی “گزارش معاملات” شده و آیتم “گزارش فروش” را انتخاب کنید” فقط می گوییم وارد آیتم ۳۲۳ منوی اصلی بشوید. و شما می دانید اگر در پنجره اصلی نرم افزار این عدد را روی کیبورد تایپ کنید وارد مسیر ذکر شده می شوید.

در سمت راست پنجره اصلی تعدادی ویجت قرار دارند که هر کدام کاربردی دارند. ویجت ها ابزارهای کوچک و دم دستی هستند و به ما کمک می کنند که سریع تر به خواسته های خود برسیم. مثلا با استفاده از ویجت جستجوی مشتری، می توانید سریعا به حساب یک مشتری دسترسی پیدا کنید.

ویجت های نرم افزار خیلی بیشتر از این چند عدد هستند و در صورت تمایل می توانید ویجت های دلخواه خود را به نرم افزار اضافه کرده یا بعضی از ویجت های موجود را حذف کنید. برای این کار کافی است وارد آیتم ۸۲۱ منوی اصلی شوید.

پنجره اصلی نرم افزار حسابداری اسکناس

نکات آموزش اولیه ی حسابداری فروشگاهی در نرم افزار اسکناس

حسابداری به زبان ساده:

اگر بخواهیم خیلی ساده بگوییم شما برای یادگیری حسابداری باید سه کار اصلی را انجام دهید:

  1. معرفی اجناس: یعنی کالاهایی که خرید و فروش می کنید را به نرم افزار معرفی کنید.
  2. معرفی حساب ها: یعنی مشتریان، همکاران، حساب بانک ها، کارمند ها و هر کسی که با او مبادلات مالی دارید را به نرم افزار معرفی کنید
  3. ثبت سند های دلخواه: اصلی ترین کار که اگر خوب یاد بگیرید همه چیز را می توانید ثبت کنید.
معرفی اجناس در نرم افزار حسابداری اسکناس
معرفی اجناس در نرم افزار حسابداری فروشگاهی

فصل سوم: آموزش معرفی اجناس و خدمات

قبل از هر کاری باید لیست اجناس موجود در فروشگاه یا خدمات شرکت را به نرم افزار حسابداری معرفی کنیم. تا بعدا بتوانیم با استفاده از این اطلاعات، فاکتور خرید و فروش ثبت کنیم.

برای این کار وارد آیتم ۷۰ منوی اصلی شوید. (همانطور که گفته شد برای این کار باید در پنجره اصلی نرم افزار عدد ۷ و سپس عدد ۰ کیبورد را بزنید) و یا از منوی اطلاعات پایه» گزینه معرفی اجناس و خدمات را انتخاب کنید.

گروه بندی اجناس

این پنجره شامل دو قسمت گروه ها و اجناس می باشد.

ابتدا به سراغ گروه بندی اجناس می رویم. اگر بخواهید گروه اصلی تشکیل دهید، روی همه اجناس کلیک می کنید، سپس در قسمت بالا سمت چپ اطلاعات گروه را وارد کرده (نام گروه، نوع، حداقل موجودی) و سپس بر روی افزودن کلیک می کنیم.

البته باید توجه داشته باشید که زمان تعریف هر گروه حتما تیک نمایش در درخت را فعال کرده باشید.

سپس اگر می خواهید برای گروه ایجاد شده زیرگروهی نیز ایجاد کنید، کافی است روی گروه مورد نظر کلیک کرده و دوباره در فیلد “نام گروه” نام زیر گروه مورد نظرتان را (مثلا دست دوم) یاداشت کنید، و افزودن گروه را بزنید.

و همینطور به صورت درختی می توانید برای هر گروه و یا زیر گروه آن زیر گروه جدیدی ایجاد کنید. مثلا همینطور که در عکس مشاهده می کنید من برای زیر گروه دست دوم دو زیر گروه “در حد نو” و “ضعیف” را ایجاد کردم.

نوع:

نوع گروه می تواند فروشگاهی یا خدماتی باشد. خدماتی مانند (تعویض ویندوز، تعمیر و… ) که فقط خدمات انجام شده هستند.

حداقل موجودی:

اگر برای گروهی حداقل موجودی تعریف کنیم، هر کدام از اجناس درون گروه که موجودی آنها در انبار کمتر از حداقل تعریف شده بشود، نرم افزار حسابداری اسکناس به ما هشدار می دهد تا نسبت به خرید جنس مورد نظر اقدام نماییم.

توجه کنید که حداقل موجودی برای جنس از نوع خدماتی معنایی ندارد.

برای ویرایش اطلاعات یک گروه، ابتدا گروه مورد نظر را از لیست انتخاب می کنیم، سپس اطلاعات آن را تغییر داده و در نهایت بر روی ویرایش گروه کلیک می کنیم.

بعد از ورود گروه های دلخواه باید اجناس هر گروه را وارد کنیم.

معرفی اجناس

تا کنون روند گروه بندی اجناس توضیح داده شد، اکنون برای معرفی اجناس روی گروه مورد نظر در قسمت ۲ کلیک کنید و از قسمت نام جنس، جنس مورد نظر رو تعریف کنید.

بعد از آن به فیلد های قیمت خرید و فروش می رسیم. قیمت هایی که در این دو فیلد ثبت می کنید مبالغ پیش فرضی هستند که شما می توانید در هنگام ثبت فاکتور خرید و فروش جنس، این قیمت ها رو تغییر دهید.

در فیلد کد جنس هم میتوانید برای اجناس کدی تعریف کنید. کد جنس همان کد فنی جنس است.

اگر جنسی بارکد داشت میتوانید در فیلد بارکد وارد کنید و یا اینکه از بخش تنظیمات نرم افزار » سربرگ عمومی ۲ تیک ثبت بارکد خودکار برای اجناس را فعال کنید. تا نرم افزار به صورت خودکار برای تمامی اجناس بارکد ثبت کند.

همچنین در این قسمت ما میتوانیم در فیلد موجودی، برای اجناس موجودی اولیه ثبت کنیم، اما در این صورت مشخص نمی شود که این اجناس از چه کسی خریداری شدند و یا قیمت خرید آنها چه مقدار بوده است. و حسابداری درستی نخواهید داشت.

نکته مهم:

توجه کنید که ثبت موجودی اجناس فقط باید اول دوره صورت بگیرد و پس از آن دیگر هیچگاه نیازی به تغییر موجودی نیست. بلکه موجودی باید به وسیله ثبت فاکتور خرید و فروش تغییر کند.

در بخش توضیحات نیز شما می توانید اطلاعاتی مثل محل قرار گرفتن جنس در انبار و… را وارد کنید تا در صورت تمایل بتوانید آن را جستجو کنید.

همچنین مثلا اگر نام جنس LCD S20 هست می توانید کلماتی ماننده (اس بیست) را در قسمت توضیحات بنویسید تا راحت تر بتوانید جنس را جستجو کنید.

و در نهایت بعد از وارد کردن اطلاعات مورد نظر دکمه ی افزودن جنس رو می زنید.

برای ویرایش اطلاعات یک جنس، ابتدا جنس مورد نظر را از لیست انتخاب می کنیم، سپس اطلاعات آن را تغییر داده و در نهایت بر روی ویرایش جنس کلیک می کنیم.

تبریک، شما موفق شدید اجناس خود را به نرم افزار مدیریت مالی و حسابداری اسکناس معرفی کنید.

2معرفی اجناس در نرم افزار حسابداری فروشگاهی
معرفی حسمعرفی حساب در نرم افزار حسابداری اسکناساب در نرم افزار حسابداری اسکناس
2معرفی حساب در نرم افزار حسابداری اسکناس

فصل چهارم: آموزش معرفی حساب ها

اکنون بعد از معرفی اجناس و خدمات نوبت به معرفی حساب ها می رسد تا هر زمان خواستیم بتوانیم برای هر حسابی فاکتور خرید و فروش یا دریافت و پرداخت ثبت کنیم.

معرفی حساب شامل معرفی اشخاص (همکاران، مشتریان و…)، بانک ها، هزینه ها (اجاره، قبوض و…)، کارمند ها و… می باشد.

همانطور که متوجه شدید ما حتی به هزینه ها به چشم حساب نگاه می کنیم. به صورت کلی، هر سند مالی که بخواهید ثبت کنید باید در یک حساب ثبت نمایید.

معرفی همکاران و مشتریان

ابتدا از منوی اطلاعات پایه»» معرفی حساب را انتخاب می کنیم، در پنجره ای که باز میشه ۳ گروه اول مربوط به طرف حساب هایی هست که با شما کار می کنند.

فرقی نمی کند که شما این افراد را در کدام گروه تعریف می کنید. فقط نوعی گروه بندی برای راحتی کار شماست.

فرض کنید می خواهید در گروه همکار، برای کلی فروشی که از آن خرید می کنید حسابی تعریف می کنید.

ابتدا گروه حساب را انتخاب می کنیم. پس از آن در قسمت نام، نام حساب را وارد می کنید. همچنین اگر از قبل با آن شخص حسابی دارید می توانید در قسمت مانده حساب آن را مشخص کنید. مثلا به این کلی فروشی شما از قبل مبلغ ۲ میلیون تومان بدهکار هستید.

وضعیت را روی بستانکار می گذارید و در قسمت مانده حساب مبلغ ۲ میلیون تومان را وارد می کنید.

نکته:

البته باید توجه داشته باشید که این کار را فقط در صورتی انجام می دهیم که حسابی از قبل با آن شخص داشته باشیم. اما اگر اکنون به دلیل خرید از او، مبلغی را به ایشان بدهکار شدید حتما برای ثبت آن باید فاکتور خرید ثبت کنید.

که هم آن اجناس را به موجودی اجناس اضافه کند و هم مانده حساب کلی فروشی افزایش یابد.

به طور کلی، مانده حساب هم مانند موجودی اولیه جنس است. یعنی فقط مانده حساب اولیه را هنگام معرفی حساب مشخص می کنیم و از آن به بعد روش درست این است که با زدن فاکتور و سند، مانده حساب به صورت خودکار کم یا زیاد شود.

گروه های مشتریان ثابت و جزئی نیز برای تعریف حساب مشتریان شماست و شما می توانید طبق سلیقه ی خودتان برای مشتریان حساب تعریف می کنید.

برای ویرایش اطلاعات یک حساب، ابتدا حساب مورد نظر را از لیست انتخاب می کنیم، سپس اطلاعات آن را تغییر داده و در نهایت بر روی ویرایش حساب کلیک می کنیم.

ثبت اطلاعات بیشتری از افراد

در صورتی که بخواهید اطلاعات بیشتری از افراد رو در نرم افزار اسکناس ثبت کنید در این پنجره روی حساب مورد نظر راست کلیک کرده، و گزینه ی “مشاهده و ویرایش اطلاعات حساب” را می زنید.

ویرایش حساب در نرم افزار حسابداری اسکناس

در پنجره ی رو به رو در این دو سربرگ هر اطلاعات دیگری که تمایل دارید را می توانید اضافه کنید.

مثلا در سربرگ “اطلاعات کلی” اطلاعاتی مانند شماره تلفن ، همراه و…. و در سربرگ “اطلاعات تکمیلی” مواردی مانند کد ملی، کد پستی و…. را می توانید ثبت کنید.

2ویرایش حساب در نرم افزار حسابداری اسکناس
3ویرایش حساب در نرم افزار حسابداری اسکناس

معرفی بانک ها

همانطور که در تصویر روبه رو مشخص شده است، در گروه بانک ها از قسمت نام ، اسم بانک مورد نظر خود را وارد می کنید. سپس در قسمت مانده حساب، موجودی بانک را به عنوان بدهکاری بانک مشخص می کنید و در نهایت دکمه ی افزودن را می زنید.

معرفی بانک در نرم افزار حسابداری اسکناس

اتصال به کارت خوان

در نرم افزار اسکناس شما این قابلیت را دارید که نرم افزار خود را به دستگاه کارت خوان متصل کنید.

برای این کار اگر نسخه ی شما قابلیت اتصال به کارت خوان را دارد، و دستگاه شما مربوط به یکی از شرکت های طرف حساب ما (سامان کیش سامان، به پرداخت ملت، آسان پرداخت، پرداخت پارسیان، پرداخت سپهر) باشد، میتوانید نرم افزار را به کارت خوان متصل کنید.

کافی است از پشتیبان کارتخوان خود بخواهید تا تنظیمات لازم را روی کارتخوان انجام دهد سپس آپی و پورتی به شما می دهد که باید آن را در جای مشخص شده در تصویر در نرم افزار معرفی کنید.

و در انتها دکمه ی تست تراکنش رو بزنید تا از درستی تنظیمات اطمینان حاصل فرمایید.

البته بهتر است که از پشتیبان کارتخوان خود بخواهید تا تنظیمات داخل نرم افزار را نیز انجام دهد تا بتواند تست کرده و به شما تحویل دهد.

اتصال به کارت خوان در نرم افزار حسابداری اسکناس
معرفی کارمندان
معرفی هزینه ها

معرفی کارمندان

اکنون به معرفی کارمندان خود می رسید. برای این کار کافیست در پنجره ی معرفی حساب گروه را روی کارمندها بگذارید و از قسمت نام کارمندان خود را معرفی کنید. اگر از قبل با آنها حسابی داشتید می توانید در فیلد مانده حساب آن را مشخص کنید و در انتها دکمه ی افزودن حساب را بزنید.

لازم به ذکر است اگر حسابی را در هر گروه از معرفی حساب معرفی کردید و بعد از زدن دکمه ی افزودن حساب، متوجه شدید که موردی را ناقص و یا اشتباه وارد کردید، کافی است روی آن حساب کلیک کنید، اطلاعات آن در فیلد های پایین قرار می گیرند و شما می توانید آن ها را تغییر دهید. در نهایت دکمه ی ویرایش حساب را می زنید.

معرفی هزینه ها

نرم افزار اسکناس این امکان را به شما می دهد که بتوانید هزینه های خود را ثبت کنید.

برای این کار کافی است در پنجره ی معرفی حساب، گروه را روی هزینه ها بگذارید و از قسمت نام حساب، برای هزینه هایی که دارید حساب باز کنید.

مثلا مانند: هزینه قبض، هزینه جاری و…..

فصل پنجم: آموزش ثبت اسناد خرید و فروش در نرم افزار اسکناس

تا کنون در آموزش اولیه ی حسابداری فروشگاهی اسکناس درباره ی معرفی اجناس و معرفی حساب در نرم افزار اسکناس صحبت کردیم.

اکنون به مبحث ثبت اسناد خرید و فروش در نرم افزار اسکناس می رسیم که در ادامه درباره ی آن به اختصار توضیح خواهیم داد.

ثبت فاکتور خرید در نرم افزار اسکناس

در این بخش به آموزش ثبت فاکتور خرید در نرم افزار حسابداری اسکناس می پردازیم.

برای اجناسی که خریداری می کنیم باید فاکتور خرید ثبت کنیم. زیرا با ثبت فاکتور خرید اولا موجودی جنس در نرم افزار افزایش می یابد، دوما مانده حسابمان با شخص فروشنده نسبت به فاکتور ثبت شده تغییر می کند. سوما قیمت خرید جنس مشخص می گردد که در سود و زیان تاثیر دارد و…

پس ثبت فاکتور خرید برای داشتن گزارشات دقیق و محاسبه سود زیان درست بسیار ضروری است. همانقدر که ثبت فاکتور فروش ضرورت دارد.

اکنون فرض کنید که جنسی خریدید و می خواهید فاکتور خرید آن را ثبت کنید.

برای ثبت فاکتور خرید کافی است وارد آیتم ۱+ منوی اصلی شوید. یعنی در صفحه اصلی روی کیبورد ۱+ بزنید (دقت کنید که برای راحتی کار نیازی به زدن ۱ اول برای میانبرهای آیتم شماره ۱ منوی اصلی (آیتم ثبت)  نیست.)

و یا اینکه طبق تصویر رو به رو از منوی ثبت»»خرید»»ثبت فاکتور خرید را انتخاب می کنید.

ثبت فاکتور خرید
پنجره ی فاکتورخرید

در پنجره ای که باز می شود در کادر زرد رنگ بالا باید انتخاب کنیم که از چه کسی قصد خرید داریم.

ضمنا نیازی نیست که حتما طبق این آموزشی که تاکنون داشتیم، از قبل حسابی برای اشخاص تعریف کرده باشید.

همین که در این قسمت شماره ی تلفن همراه ایشان را وارد کنید و اینتر بزنید، پنجره ی افتتاح حساب به صورت خودکار برای شما باز می شود.

کافیست در این پنجره اطلاعاتی از مشتری را که تمایل دارید ثبت کنید و در نهایت دکمه ی افزودن را بزنید. حساب تعریف و انتخاب می شود.

بعد از انتخاب حساب، از لیست اجناسی که در سمت راست پنجره ی افتتاح حساب قرار دارد، جنس مورد نظر را انتخاب می کنید. ممکن است این لیست خیلی طولانی باشد. شما می توانید از کادر مشخص شده در قسمت بالای اجناس، جنس مورد نظر خود را جستجو کنید.

همچنین اگر نام جنسی را سرچ کردید و متوجه شدید که قبلا آن را تعریف نکردید به سادگی می توانید با زدن دکمه ی (+) در آن قسمت این جنس را به لیست اجناس تعریف شده در نرم افزار اضافه کنید.

پنجره فاکتور خرید
پنجره ی افتتاح حساب
افزودن جنس
افزودن سریع یک جنس

با زدن دکمه ی (+) پنجره ی دیگر باز می شود، که در آن شما گروه جنس و اطلاعات دیگری که تمایل دارید را مشخص می کنید.

همین طور که در تصویر می بینید به دلیل وارد کردن اسم جنس در فیلد جستجوی پنجره ی قبلی، نام جنس به صورت خودکار در این پنجره ثبت شده است.

در نهایت بعد از ثبت تمام اطلاعات دلخواه، دکمه ی افزودن جنس را می زنید. با این کار جنس جدید در نرم افزار تعریف شده و برای فروش انتخاب می گردد.

پنجره ی ثبت اطلاعات خرید

زمانی که جنسی را برای خرید انتخاب می کنید، پنجره رو به رو برای شما باز می شود.

توجه: همانطور که در تصویر مشاهده می کنید در سمت راست اطلاعاتی در مورد این جنس نمایش داده می شود. مانند موجودی جنس، تاریخ و قیمت آخرین خرید، تاریخ و قیمت آخرین فروش و تاریخ و قیمت آخرید خرید یا فروشی که از این شخص داشتیم. این اطلاعات می توانند به ما کمک زیادی بکنند.

اکنون در فیلد “مقدار” تعداد جنس رو مشخص می کنید.

در فیلد “قیمت واحد” قیمت خرید که به صورت پیش فرض در پنجره معرفی اجناس برای آن مشخص کردید، نمایش داده می شود. البته لازم به ذکر است که باز هم در این قسمت می توانید آن را تغییر دهید. همچنین در فیلد بعدی می توانید درصد تخفیفی برای خرید خود تعیین کنید.

شده نوبت به پرداخت حساب فاکتور می رسد.

پس از پایان ثبت اقلام خریداری شده، نوبت به پرداخت حساب فاکتور می رسد، شما می توانید از قسمت پایین پنجره خرید قطعه، نحوه پرداخت خود را مشخص کنید. پرداخت می تواند به صورت نقد، چک و یا حواله ی بانکی باشد و در انتها ثبت فاکتور را می زنید.

البته اگر مانده فاکتور پرداخت نکرده اید می توانید بر روی ثبت فاکتور کلیک کرده (یا F5 بزنید) تا فاکتور ثبت گردد. در این صورت بابت این اقلام خریداری شده صاحب حساب از شما بستانکار می شود و هر زمان که به او وجهی پرداخت کردید، همان موقع آن را ثبت می کنید.

پنجره ی خرید جنس
پرداخت قیمت جنس
پرداخت نقد

انواع پرداخت وجه در فاکتور خرید

حال فرض کنید که می خواهید مقداری از مبلغ فاکتور را پرداخت کنید.

پرداخت نقد

اگر به شخص وجه نقد پرداخت کردید، بر روی “پرداخت نقد” کلیک می کنید تا پنجره رو به رو نمایان گردد. در صورت تمایل می توانید توضیحاتی برای خود بنویسید. سپس مبلغ را وارد کرده و اینتر می زنید.

پرداخت چک

اگر بابت این اجناس چک پرداخت کرده اید باید بر روی “پرداخت چک” کلیک کنید. بعد از کلیک بر روی پرداخت چک، این دو گزینه برای شما باز می شود که باید یکی از آنها را انتخاب کنید.

اگر از دسته چک خود استفاده می کنید، گزینه اول و اگر چک هایی که قبلا از مشتریان دریافت کرده اید را خرج می کنید، باید گزینه دوم را بزنید. در اینجا ما گزینه اول را انتخاب می کنیم تا پنجره رو به رو نمایان گردد.

به ترتیب شماره چک، بانک، تاریخ چک و مبلغ چک را وارد کرده و اینتر می زنید. تا چک پرداختی نیز ثبت شود.

پرداخت چک در نرم افزار اسکناس
ثبت چک در نرم افزار حسابداری اسکناس
پرداخت توسط حواله در نرم افزار حسابداری اسکناس

پرداخت توسط حواله

اگر برای اجناس خریداری شده کارت کشیده بودیم روی گزینه “حواله از” کلیک می کنیم تا پنجره رو به رو باز شود.

ابتدا از لیست حساب ها بانک مورد نظر را انتخاب می کنید. سپس اینتر زده، مبلغ را تایپ کرده و دوباره اینتر می زنید تا حواله ثبت گردد.

چاپ فاکتور خرید در نرم افزار حسابداری اسکناس

ثبت نهایی فاکتور

پس از ثبت نهایی فاکتور، پنجره رو به رو ظاهر می گردد.

هر فاکتور خرید یا فروش پس از ثبت یک شماره منحصر به فرد دارد که از آن شماره می توان در هر زمان برای مراجعه سریع به سند مورد نظر اقدام کرد. به عنوان مثال ویرایش یا حذف یک سند با در دست داشتن شماره سند راحت تر صورت می گیرد.

در این پنجره علاوه بر مشاهده شماره سند می توان فاکتور مورد نظر را چاپ کرد. البته فاکتور خرید معمولا نیازی به چاپ ندارد و بیشتر از قسمت چاپ برای فاکتور فروش استفاده می شود.

تبریک، شما موفق شدید فاکتور خرید خود را دز نرم افزار حسابداری و مدیریت مالی اسکناس به راحتی ثبت کنید.

موجودی و قیمت اجناس

اکنون بعد از ثبت فاکتور خرید، به سراغ موجودی اجناس می رویم.

برای این کار روی صفحه اصلی نرم افزار راست کلیک کرده و گزینه موجودی و قیمت اجناس را انتخاب می کنید. همچنین می توانید از قسمت میانبر ها این گزینه را انتخاب کنید.

در پنجره ای که باز می شود، در “قسمت یک” موجودی هر جنس قابل مشاهده است و در قسمت پایین پنجره، موجودی کل انبار نمایش داده می شود.

شما می توانید از “قسمت ۲” مشخص کنید که موجودی اجناس کدام گروه را به شما نمایش دهد.

در فیلد شماره ی ۳ می توان اجناس را بر اساس میزان موجودیشان فیلتر کرد. مثلا اگر این فیلد را روی (فقط مثبت ها) بگذارید، اجناسی را به شما نمایش می دهد که موجودی آنها بیشتر صفر باشد.

و اگر گزینه (غیر از صفر) را انتخاب کنید، اجناسی که موجودی شان منفی و یا مثبت است را به شما نمایش می دهد.

اما اگر گزینه ی (همه) را انتخاب نمایید، تمام اجناس تعریف شده در قسمت “معرفی اجناس” همراه با موجودی آن ها به شما نمایش می شود.

موجودی اجناس در نرم افزار حسابداری اسکناس
موجودی اجناس
فاکتور فروش
پنجره ی فاکتور فروش

ثبت فاکتور فروش در نرم افزار اسکناس

اکنون به سراغ فروش اجناس می رویم. زمانی که قصد دارید جنسی را به مشتری بفروشید، پنجره ی فاکتور فروش را باز می کنید. برای این کار از منوی ثبت»» فروش»» ثبت فاکتور فروش را انتخاب می کنید. پنجره ی فاکتور فروش برای شما باز می شود.

روند ثبت فاکتور فروش هم مانند فاکتور خرید هست. ابتدا در کادر زرد رنگ بالای پنجره، حساب مشتری را مشخص می کنیم. سپس از باکس سمت راست پنجره جنس مورد نظر را انتخاب کرده و در پنجره ای که باز می شود مانند فاکتور خرید، تعداد، قیمت فروش و هر اطلاعات دیگری از جنس را وارد کرده و سند فروش را ثبت می کنیم.

بعد از ثبت اسناد تمام اجناسی که می خواهید به این شخص بفروشید، باید نحوه ی پرداخت مشتری را مشخص کنید. دریافت می تواند به صورت نقد، چک و یا حواله باشد. و در نهایت دکمه ثبت فاکتور را می زنیم.

فاکتور فروش را نیز مانند فاکتور خرید می توان به صورت نسیه ثبت کرد. به این صورت که بعد از ثبت اسناد فروش اجناس، بدون ثبت کردن پرداختی برای مشتری و یا ثبت پرداخت بخشی از مبلغ، دکمه ی ثبت فاکتور را بزنید. با این کار مشتری به شما بدهکار می ماند و بعدا با او تسویه می کنید.

گزارش مانده حساب

برای مشاهده ی گزارش مانده حساب اشخاص، روی صفحه ی اصلی نرم افزار راست کلیک کرده و گزینه ی گزارش مانده حساب را انتخاب می کنید.

در پنجره ای که باز می شود می توانید مانده حساب های تمام اشخاص معرفی شده در نرم افزار را ببینید.

گزارش مانده حساب پنجره گزارش مانده حساب در نرم افزار حسابداری اسکناس
پنجره گزارش مانده حساب در نرم افزار حسابداری اسکناس

فصل ششم: آموزش ثبت اسناد حسابداری نرم افزار اسکناس

تا اینجا در آموزش اولیه ی حسابداری اسکناس، درباره ی ثبت فاکتور های خرید و فروش در نرم افزار اسکناس صحبت کردیم.

اکنون زمان آن رسیده است که درباره ی ثبت اسناد حسابداری دریافت و پرداخت وجه در این آموزش اولیه ی حسابداری نرم افزار اسکناس صحبت کنیم.

عملیات دریافت و پرداخت به معنی دریافت یا پرداخت وجه نقد، چک یا حواله است. که البته در همان ثبت فاکتور امکانش وجود دارد. اما گاهی پیش می آید که نیازی به ثبت فاکتور ندارید و فقط می خواهید پرداخت یا دریافت وجهی را ثبت کنید.

ثبت سند پرداخت

سند پرداخت وجه در نرم افزار اسکناس

مثلا فرض کنید از شخصی قبلا مقداری جنس خریداری کرده اید و فاکتور خریدش را ثبت کرده اید.اما اکنون وجه آن را پرداخت کرده و می خواهید این پرداخت را ثبت کنید. زمانی که می خواهید بدهی خود را به شخصی بپردازید باید سند پرداخت ثبت کنید.

به عنوان مثال اکنون می خواهید تمام و یا بخشی از بدهی خود به کلی فروشی که از آن خرید می کنید را بپردازید. دو روش برای این کار وجود دارد.

روش اول: در این روش می توانید از پنجره ی فاکتور خرید اقدام کنید. زیرا در این پنجره می توانید همراه با ثبت پرداخت بدهی قبلی خود، در صورت تمایل جنس جدیدی از ایشان خریداری نمایید.

روش دوم: در روش دوم می توانید از منوی ثبت» پرداخت (براساس نحوه ی پرداخت خود) یکی از گزینه های پرداخت نقد، پرداخت چک و یا پرداخت توسط حواله را انتخاب نمایید.

پرداخت نقد در نرم افزار حسابداری اسکناس

پرداخت نقد

حال در صورتی که تمایل به پرداخت وجه نقد دارید، گزینه ی “پرداخت نقد” را انتخاب می کنید تا پنجره ی رو به رو نمایان شود. در پنجره پرداخت وجه نقد ابتدا حساب مورد نظر را انتخاب می کنید. سپس در صورت دلخواه توضیحاتی نوشته و مبلغ را وارد می کنیم و در پایان برای ثبت اطلاعات، دکمه ی ثبت سند و یا F4 را می زنید.

پرداخت چک و ثبت حواله هم به همین صورت قابل انجام است.

ثبت هزینه ها:

ثبت هزینه ها نیز دقیقا یک نوع عملیات پرداخت محسوب می شود. مثلا برای ثبت هزینه اجاره مغازه، باید برای حساب اجاره مغازه یک سند پرداخت ثبت کنید.

یعنی مثلا اگر مغازه چک پرداخت کردید باید از منوی ثبت» پرداخت» پرداخت چک را انتخاب کنید. تا پنجره پرداخت چک برای شما باز شود. سپس وارد حساب اجاره مغازه شده و اطلاعات چک پرداختی را پر کنید.

که البته در پرداخت چک، میتوانید از دست چک خود پرداخت کنید و یا چک های دریافتی از مشتریان را خرج کنید.

پرداخت چک هزینه در نرم افزار حسابداری اسکناس

سند دریافت وجه در نرم افزار اسکناس

حالا تصور کنید که یکی از مشتریان شما تمام و یا بخشی از بدهی خود را پرداخت کرده است. و شما میخواهید وجه دریافتی را در نرم افزار ثبت کنید تا از بدهی شخص در نرم افزار کم شود.

برای این کار نیز دو روش وجود دارد.

روش اول: می توانید از فاکتور فروش استفاده نمایید. زیرا در این پنجره می توانید به طور همزمان، همراه با ثبت دریافت طلب قبلی خود، در صورت تمایل مجددا جنسی به او بفروشید.

روش دوم: در روش دوم می توانید از منوی ثبت» دریافت (براساس نحوه ی دریافت خود) یکی از گزینه های دریافت نقد، دریافت چک و یا دریافت توسط حواله را انتخاب نمایید.

و بقیه ی راه را مانند قبل ادامه دهید.

دریافت وجه در حسابداری نرم افزار اسکناس
گزارش مانده حساب در نرم افزار حسابداری اسکناس
سند حواله در نرم افزار حسابداری اسکناس

حواله از حسابی به حساب دیگر

گاهی اوقات پیش می آید که یک مشتری به ما مبلغی بدهکار است. و همزمان شخص دیگری، مثلا کلی فروشی که از آن خرید می کنیم مبلغی را طلب کار است. و این دو نفر یک دیگر را می شناسند. در چنین مواقعی گاها ما از شخص بدهکار می خواهیم که مبلغ بدهی خود را به شخص طلبکار بدهد.

برای ثبت آن در نرم افزار اسکناس نیازس نیست که ابتدا دریافتمان از شخص بدهکار را ثبت کنیم و بعد از آن سند پرداخت به طلبکارمان را بزنیم. کافیست که سند حواله به همان مقدار از حساب مشتری به حساب کلی فروش ثبت کنیم. اینگونه همزمان هم حساب پرداخت مشتری و هم حساب دریافت کلی فروش را ثبت کرده ایم.

فصل هفتم: آموزش مشاهده، حذف و ویرایش

هر زمان متوجه شدید سندی را اشتباه وارد کردید می توانید نسبت به ویرایش یا حذف آن سند اقدام نمایید.

توجه:

در اصطلاح حسابداری به هر نوع عملیاتی مانند خرید، فروش، دریافت و پرداخت سند گفته می شود.

در نرم افزار اسکناس برای حذف سند، از منوی مشاهده» گزینه ی مشاهده، ویرایش و حذف سند را انتخاب می کنیم. سپس شماره سند را تایپ کرده و اینتر بزنید تا سند نشان داده شود.

برای ویرایش یا حذف هر کدام از موارد موجود در سند، می توانید بر روی آن راست کلیک کرده و گزینه ویرایش یا حذف را انتخاب کنید.

همچنین می توانید برای ویرایش از Enter و برای حذف از F11 استفاده کنید.

در صورتی که شماره سند را نمی دانید، می توانید از منوی مشاهده» مشاهده ی اسناد» مشاهده ی اسناد مرتب شده براساس شماره ی سند را انتخاب کنید. و یا با زدن کلید F6 همه اسناد را به ترتیب ثبت مشاهده کرده و سند مورد نظر را پیدا کنید.

بعد از زدن کلید F6 باید یک بازه تاریخ وارد کنید تا نرم افزار سند های آن تاریخ را نشان دهد. می توانید بر روی از ابتدا تا انتها کلیک کنید تا همه اسناد موجود در نرم افزار نشان داده شود.

در پنجره ای که باز می شود، روی هر سند که F2 را بزنید وارد پنجره مشاهده و ویرایش سند می شوید. همچنین از همین جا هم می توانید هر ریز سندی را که مایل بودید ویرایش یا حذف کنید. فقط کافی است از جدول پایین روی گزینه مورد نظر راست کلیک کرده و حذف یا ویرایش را انتخاب کنید.

ویرایش اسناد در نرم افزار حسابداری اسکناس
مشاهده ی اسناد در نرم افزار حسابداری اسکناس

فصل هشتم: گزارشات پایه

در این فصل برخی گزارشات اصلی و پر کاربرد نرم افزار اسکناس را معرفی کرده و در مورد هر کدام توضیح مختصری می دهیم.

۱٫ گزارش موجودی و گردش نقدی صندوق در نرم افزار اسکناس

گزارش موجودی صندوق یکی از پرکاربرد ترین گزارشات شما خواهد بود. زیرا در پایان هر روز باید با استفاده از این گزارش، موجودی صندوق خود را بررسی کنید. در این گزارش تمام ورودی و خروجی های نقدی از صندوق شما نمایش داده می شود.

برای مراجعه به گزارش موجودی صندوق، از منوی گزارشات» موجودیم موجودی و گردش نقدی صندوق را انتخاب می کنیم. و یا کد ۳۰۰ را در صفحه ی اصلی نرم افزار وارد کنید، تا پنجره مقابل نمایان گردد.

بعد از انتخاب صندوق مورد نظر و زدن دکمه مشاهده، پنجره انتخاب بازه برای شما باز می شود.

بعد از ورود یا انتخاب بازه تاریخی، گزارش موجودی صندوق نمایش داده می شود.

گزارش موجودی و گردش نقدی صندوق یکی از ساده ترین گزارشات نرم افزار حسابداری اسکناس است. این گزارش فقط نشان می دهد به ازای اسناد و فاکتور هایی که ثبت کردید در هر تاریخ چقدر وجه نقد (پول) دریافت، و چقدر پرداخت کردید. و در نهایت چقدر باید وجه نقد داشته باشید.

نکته:

توجه کنید که برای داشتن گزارشاتی دقیق و کاربردی باید تمام عملیات ریز و درشت خود را در نرم افزار حسابداری اسکناس ثبت کنید. به عنوان مثال حتی اگر هزار تومان صدقه دادید باید عملیات پرداخت وجه نقد را ثبت کنید تا گزارش موجودی صندوقتان صحیح و دقیق باشد.

گردش نقدی صندوق در نزم افزار حسابداری اسکناس
2گردش مالی بانک در نرم افزار حسابداری اسکناس

۲٫ گزارش موجودی بانک ها در نرم افزار حسابداری اسکناس

گزارش موجودی بانک شبیه به گزارش موجودی صندوق است. با این تفاوت که به جای نمایش ورودی خروجی های صندوق، ورودی و خروجی های بانک ها را نمایش می دهد. همیشه باید موجودی بانک که در نرم افزار نشان داده می شود با موجودی حقیقی حساب بانکی شما یکی باشد. در غیر ای صورت، یک یا چند سند ثبت نشده و یا به طور صحیح ثبت نشده اند.

برای مراجعه به گزارش موجودی بانک، از منوی گزارشات» موجودی» موجودی و صورت حساب بانک را انتخاب می کنید، تا پنجره رو به رو باز شود.

در جدول بالا لیست بانک هایمان نشان داده می شود. هر یک از بانک ها، که تمایل به مشاهده گزارش  آن را داشتیم بر روی آن اینتر می زنیم (یا دوبار کلیک می کنیم) تا پنجره بازه تاریخی باز شود. بعد از انتخاب بازه تاریخی (مانند گزارش صندوق) ریز ورودی و خروجی های بانک در جدول پایین نمایش داده می شود.

مدیریت چک در نرم افزار حسابداری اسکناس

۳٫ گزارش گردش و مدیریت چک

بعد از گزارش موجودی بانک ها، گزارش دیگری که اهمیت دارد گرازش گردش و مدیریت چک هاست.

برای رفتن به این گزارش از منوی گزارشات» موجودی» موجودی، گردش و مدیریت چک را انتخاب می کنیم.

در پنجره ای که باز میشود از منوی بالا می توانید چک های دریافتی و یا چک های پرداختی خود را مشاهده نمایید.

به عنوان مثال گزینه ی همه ی چک های دریافتی را انتخاب می کنیم. با این کار لیست چک های دریافت شده شما در قسمت پایین مایش داده می شود. درصورت وصول چک دریافتی، روی آن چک کلیک کنید و دکمه ی وصول چک را بزنید.

با این کار مبلغ چک شما به موجودی صندوق شما افزوده می شود.

همچنین از منوی چک های پرداختی میتوانید برای پاس کردن چک های خود اقدام نمایید تا آن مبلغ از موجودی بانک شکا کسر شود.

خرج چک های دریافتی

گاهی اوقات پیش می آید که شما چک دریافتی خود را جای دیگری خرج می کنید و میخواهید این را در نرم افزار ثبت نمایید.

برای این کار از منوی ثبت» پرداخت» پرداخت چک» خرج چک های دریافتی را انتخاب می کنید.

تا پنجره ی رو به رو برای شما نمایان گردد. سپس در قسمت اول، حساب فردی را که می خواهید چک را به او بدهید را مشخص می کنید. پس از آن در کادر زرد رنگ شماره ی چک و یا مبلغ چک را وارد کرده تا چک مورد نظر را به شما نمایش دهد.

همچنین اگر در فیلد خالی اینتر بزنید لیست تمام چک های دریافتی شما نمایش داده می شود. روی چک مورد نظر کلیک کرده و دکمه ی ثبت سند را می زنید.

اما زمانی پیش می آید که می خواهید چکی را به حساب بانکی خود واریز کنید. برای این کار در همین قسمت خرج چک، در فیلد حساب، به جای مشخص کردن حساب شخصف حساب بانک خود را تعیین می کنید و ثبت سند را می زنید.

با این کار اصطلاحا این چک به حساب بانکی شما خوابانده می شود.

اما باز هم با این کار مبلغ این چک به حساب بانکی شما افزوده نمی شود. زیرا هنوز پاس شدن چک را ثبت نکرده ایم.

برای این کار از قسمت گزارش موجودی و گردش چک، چکی که ارسال به بانک شده است را پاس می کنید. با این کار مبلغ چک به موجودی حساب بانکی شما افزوده می گردد.

خرج چک های دریافتی در نرم افزار حسابداری اسکناس
تراز آزمایشی در نرم افزار حسابداری اسکناس

۳٫تراز آزمایشی چهار ستونی

تراز آزمایشی گزارشی است که حسابداران به آن علاقه زیادی دارند. در حسابداری کلاسیک از تراز آزمایشی برای بررسی برابری جمع مانده های بدهکار و بستانکار حساب های دفتر کل با هم استفاده می شود.

اما تراز آزمایش برای افراد معمولی هم قابل استفاده بوده و گزارش بسیار خوبی است.

در تعریف عامیانه تراز آزمایشی، باید بگوییم تراز آزمایشی یک گزارش کلی است که همه چیز را نشان می دهد.

یعنی اگر می خواهید گزارش صندوق، بانک، اجناس انبار، چک، مانده حساب بدهکاران و بستانکاران، هزینه ها، حقوق کارمندان، خرید، فروش، تخفیفات، اصلاحات و… را در یک گزارش مشاهده کنید آن گزارش، تراز آزمایشی است.

برای مشاهده تراز آزمایشی ۴ ستونی، از منوی گزارشات» گزارشات دارایی» تراز ازمایشی را انتخاب می کنید تا پنجره زیر نمایان گردد.

تراز آزمایشی را می توانید برای تاریخ های مختلف مشاهده کنید، برای این کار کافی است که تاریخ را در بالا تایپ کرده و اینتر بزنید.

گزارشات زیادی در نرم افزار مدیریت مالی اسکناس وجود دارد که تمامی آنها مانند گزارشاتی که در بالا گفته شد به آسانی قابل درک هستند و لزومی به توضیح بیشتر ندارد.

بهتر است منوی گزارشات (منوی شماره ۳) در پنجره اصلی نرم افزار را باز کرده و به ترتیب تمامی گزارشات موجود در آن را امتحان کنید تا با همه آنها آشنا شوید.

فقط توجه کنید که برخی گزارشات ممکن است در نسخه خریداری شده شما موجود نباشد.

انواع گزارشات در نرم افزار حسابداری اسکناس
چاپ گزارشات در نرم افزار حسابداری اسکناس
2چاپ گزارشات در نرم افزار حسابداری اسکناس

فصل نهم: آموزش چاپ و ویرایش گزارشات

در نرم افزار حسابداری اسکناس به راحتی می توان از هر گزارش نسخه چاپی تهیه نمود فقط برای این کار حتما باید نرم افزار Microsoft Office Word نسخه ۲۰۱۳ به بالا بر روی سیستم شما نصب باشد.

برای چاپ گزارشات کافی است بر روی جدول گزارش دکمه Alt+W را بزنید. به عنوان مثال در گزارش موجودی اجناس Alt+W را بزنید تا پنجره زیر باز گردد.

در این پنجره می توانید تعداد نسخه چاپی را تغییر دهید. و در نهایت دکمه ی چاپ را بزنید تا گزارش چاپ شود.

در صورتی که اولین بار است این گزارش را چاپ می کنید قبل از چاپ، پنجره رو به رو باز خواهد شد.

در این پنجره می توانید مشخص کنید که چه ستون هایی چاپ شود. هر ستون را که مایل بودید در گزارش چاپی وجود داشته باشد تیک گزینه چاپ را برای آن ستون فعال کنید. و در آخر بر روی تایید کلیک کرده و یا Ctrl+Enter را بزنید تا چاپ گزارش شروع شود.

بعد از اضافه کردن یک قالب چاپی در نرم افزار شما این امکان را دارید که در محیط Word آن قالب چاپی را ویرایش کنید. البته بهتر است برای ویرایش انواع اسناد و گزارشات ابتدا آموزش ویرایش فاکتور ها را در سایت نرم افزار اسکناس مشاهده نمایید.

تبریک، شما مطالب سطح ۱ حسابداری را فرا گرفتید.

توجه کنید که این آموزش برای فروشگاه ها یا شرکت های کوچک و ساده مفید است و بسیاری از مطالب در آن ذکر نشده است.

برای اطلاع بیشتر از اپدیت ها و برخی اطلاع رسانی ها پیج اینستاگرام ما را دنبال کنید.

گفتگو با ما در واتساپ