آموزش تنظیمات سیستم تلفن گویا هوشمند اسکناس

 بسم الله الرحمن الرحیم

فهرست مطالب

فصل اول: تلفن گویا هوشمند اسکناس چیست؟

فصل دوم: تفاوت تلفن گویا هوشمند و سیستم سانترال ساده چیست؟

فصل سوم: آموزش تنظیمات تلفن گویا در نرم افزار تعمیرگاه یا خدمات پس از فروش اسکناس

فصل اول: تلفن گویا هوشمند اسکناس چیست؟

در هر شرکت خدماتی، تعمیرگاه یا دفتر خدمات پس از فروش، نحوه پاسخگویی به مشتریان یکی از مهمترین موارد جلب رضایت مشتری است. و به دلیل گسترش روز افزون استفاده از تلفن توسط همه افراد و اقشار جامعه یکی از مهمترین روش های پاسخ دهی به مشتری ارتباط تلفنی است. به طوری که در عصر حاضر اگر یک شرکت خدماتی بزرگ یا حتی کوچک بهترین خدمات یا تعمیرات را ارائه دهد ولی خط تلفنی برای پاسخ دهی تلفنی نداشته باشد مسلما سودآوری و پیشرفتی نخواهد داشت.

در گذشته نحوه پاسخ دهی تلفنی به مشتریان از طریق نیروی انسانی بود و در شرکت های خدماتی و تعمیرگاه های بزرگ چند نیروی انسانی فقط مسئول پاسخ دهی به مشتریان بودند. ولی امروزه سیستم های پیشرفته ای به نام تلفن گویا وارد بازار شده اند که از مهم ترین اهداف آنها حذف نیروی انسانی، صرفه جویی در هزینه ها، جلوگیری از اشتباهات انسانی، پاسخ دهی دقیق و سریع به مشتری و… می باشد و ارباب رجوع به راحتی می تواند با استفاده از تلفن معمولی با سیستم تلفن گویا تماس گرفته و اطلاعات مورد نظر خود را بدون نیاز به ارتباط با اپراطور از سیستم دریافت کند.

سیستم تلفن گویای هوشمند جایگزین مناسب نیروی انسانی برای پاسخ دهی به مشتریان محسوب می شود.

تلفن گویای اسکناس به دلیل قیمت مناسبی که دارد قابل استفاده برای شرکت های خدماتی و تعمیرگاه های کوچک نیز می باشد.

سیستم تلفن گویای هوشمند نرم افزار اسکناس مخصوص نسخه مدیریت تعمیرگاه و خدمات اسکناس می باشد. این سیستم با قیمت مناسب بدون نیاز به سخت افزار های گران قیمت در کنار نرم افزار اسکناس نصب می شود و به راحتی قابل استفاده است. برای استفاده از سیستم تلفن گویای هوشمند اسکناس نیاز به سخت افزار کوچک منشی تلفنی دارید که به صورت رایگان در اختیار شما قرار می گیرد. سخت افزار مورد نظر تلفن گویا درون کیس (case) کامپیوتر شما قرار گرفته و خط تلفن به آن متصل می شود.

پس از نصب سخت افزار و نرم افزار سیستم تلفنی اسکناس، هر زمان مشتریان با شما تماس بگیرند سیستم تلفن گویا به طور خودکار به آنها پاسخ خواهد داد و مشتریان می توانند با وارد کردن شماره قبض خود از آخرین وضعیت دستگاه تعمیری یا خدمات درخواستی خود مطلع شوند. به عنوان مثال در یک تعمیرگاه اگر دستگاه تعمیری مشتری مورد نظر تعمیر شده باشد سیستم هزینه خدمات را نیز به مشتری اعلام می کند.

سیستم تلفن گویا هوشمند اسکناس اطلاعات خود را مستقیم از نرم افزار مدیریت تعمیرگاه و خدمات پس از فروش اسکناس دریافت می کند و نسب به اطلاعاتی که شما برای دستگاه تعمیری ثبت کرده باشید پاسخ سیستم تلفن گویا به مشتری تعریف می شود.

برخی از امکانات سیستم تلفن گویای اسکناس:

اعلام صوتی آخرین وضعیت دستگاه تعمیری: به عنوان مثال اگر دستگاه تعمیری مشتری در انتظار قطعه باشد سیستم این موضوع را به صورت صوتی اعلام می کند

اعلام هزینه نهایی انجام خدمات به صورت صوتی به مشتری: در صورتی که انجام خدمات بر روی دستگاه تمام شده باشد سیستم به صورت خودکار بر اساس اطلاعات وارد شده توسط شما هزینه نهایی خدمات را به صورت صوتی اعلام می کند.

امکان پاسخ دهی توسط اپراطور: مشتری می تواند در صورت دلخواه با زدن دکمه صفر تلفن، از تلفن گویا خارج شود و به صورت مستقیم با اپراطور انسانی صحبت کند.

اعلام زمان اتمام خدمات به مشتری: در صورتی که ارائه خدمات هنوز تمام نشده بود سیستم تلفن گویا به طور خودکار نسبت به تاریخ تخمینی اتمام کار که هنگام پذیرش توسط شما وارد شده است به مشتری اعلام می کند که چند روز دیگر تماس بگیرد.

امکان تغییر تنظیمات سیستم تلفن گویا به دلخواه شما

و…

فصل دوم: تفاوت تلفن گویا هوشمند و سیستم سانترال ساده چیست؟

یک سیستم سانترال ساده فقط جهت ارائه خدماتی مانند ارتباط ارباب رجوع به واحد های مختلف یا اعلام ساعت کاری به مشتری و… استفاده می شود اما سیستم تلفن گویا هوشمند اسکناس به طور مستقیم با پایگاه داده نرم افزار مدیریت خدمات اسکناس در ارتباط است و اطلاعات دقیق از آخرین وضعیت خدمات به مشتری می دهد به طور کامل نیاز به استفاده از نیروی انسانی را برطرف می سازد. سیستم های سانترال موجود در بازار جهت ارتباطات واحد های شرکت یا تعمیرگاه، ارائه زمان های سرویس دهی و… بسیار مفید هستند اما توانایی اتصال به پایگاه داده نرم افزار اسکناس و استفاده از اطلاعات ثبتی توسط شما را ندارند.

با اینکه امکانات تلفن گویای اسکناس با سیستم سانترال قابل مقایسه نیست لازم به ذکر است به دلیل استفاده از کامپیوتر (رایانه) به جای سخت افزار های گران، هزینه نهایی تلفن گویا اسکناس خیلی کمتر از سیستم سانترال و حتی برای شرکت ها و تعمیرگاه های کوچک قابل استفاده بوده و توجیه اقتصادی دارد.

فصل سوم: آموزش تنظیمات تلفن گویا در نرم افزار تعمیرگاه یا خدمات پس از فروش اسکناس

کسانی که سیستم تلفن گویای اسکناس را خریداری کرده اند می دانند که این سیستم نیاز به تنظیمات پیشرفته ندارد و پس از نصب سخت افزار و نرم افزار مربوطه، سیستم به طور خودکار شروع به کار می کند ولی این به آن معنا نیست که سیستم تلفن گویا را نمی توانید نسبت به سلیقه خود تغییر دهید بلکه با مطالعه این فصل می توانید با نحوه انجام تنظیمات این سیستم آشنا شوید.

برای انجام تنظیمات تلفن گویا وارد آیتم ۸۲۰ منوی اصلی شوید (تنظیمات نرم افزار).

در پنجره باز شده به سربرگ “شبکه و امنیت” مراجعه کنید:

همانطور که در تصویر بالا مشاهده می کنید در قسمتی که با رنگ قرمز مشخص شده است می توانید تنظیمات تلفن گویا را انجام دهید:

از آنجایی که تمام عملیات تلفن گویا به صورت خودکار انجام می شود نیاز به تنظیمات زیادی ندارد با این حال در این فصل به توضیح تک تک تنظیمات این بخش می پردازیم:

مبالغ بر اساس تومان اعلام شود: در صورتی که تیک این گزینه خورده باشد سیستم به صورت خودکار هزینه انجام خدمات را به تومان اعلام می کند.

تبدیل به تومان: این گزینه و گزینه قبلی (مبالغ بر اساس تومان اعلام شود) هر دو مربوط به مقیاس پولی اعلام هزینه به مشتری می باشند برای بهتر متوجه شدن شما در اینجا اعلام می کنیم که اگر این دو گزینه در هر حالتی قرار بگیرند چه رخ خواهد داد:

۱٫ اگر هر دو گزینه انتخاب شوند (حالت پیش فرض): یک صفر از انتهای مبلغی که شما وارد کرده اید برداشته می شود و هزینه به تومان به مشتری اعلام می گردد به عنوان مثال اگر هزینه انجام خدمات “۱،۰۰۰،۰۰۰” وارد شده باشد تلفن گویا به این صورت اعلام می کند: صد هزار تومان

۲٫ اگر هر دو گزینه غیر فعال شوند: مبلغ وارد شده به عنوان هزینه خدمات به ریال اعلام می شود به عنوان مثال اگر در نرم افزار هزینه انجام خدمات “۱،۰۰۰،۰۰۰” وارد شده باشد، تلفن گویا به صورت به مشتری اعلام می کند: یک میلیون ریال

۳٫ اگر تیک گزینه “مبالغ بر اساس تومان اعلام شود” زده شده باشد ولی گزینه “تبدیل به تومان” انتخاب نشده باشد به این معنی است که مبالغی که در نرم افزار وارد می کنید به تومان است و تلفن گویا بدون برداشتن صفر از انتهای مبلغ آن را به تومان اعلام می کند به عنوان مثال اگر هزینه تعمیر یک دستگاه “۱،۰۰۰،۰۰۰” وارد شده باشد تلفن گویا به این صورت اعلام می کند: یک میلیون تومان

فقط مانده حساب اعلام شود: در صورتی که این گزینه تیک خورده باشد کل هزینه خدمات به مشتری اعلام نمی شود بلکه اگر مشتری مبلغی را به عنوان بیعانه پرداخت کرده باشد آن مبلغ از هزینه کسر می گردد و فقط مانده حساب به مشتری گفته می شود.

هزینه صفر تومان اعلام گردد: در صورتی این گزینه تیک نخورده باشد اگر ارائه خدمات هزینه ای نداشته باشد هزینه ای به مشتری اعلام نمی شود ولی اگر این گزینه انتخاب شده باشد به مشتری هزینه “صفر” تومان اعلام می گردد.

وقفه قبل از اجرای صدا: این گزینه قبل از پخش صوت برای مشتری یک وقفه کوچک غیر ملموس ایجاد می کند. بهتر است این گزینه تیک خورده باشد چون برخی رایانه ها (کامپیوتر) قدرست پخش سریع صدا را ندارند و اگر این گزینه انتخاب نشده باشد ممکن است در پخش صدا در سیستم های ضعیف ایجاد مشکل شود.

قطع صدا بعد از هر رقم: در صورت انتخاب این گزینه مشتری هر رقمی را بر روی تلفن خود وارد کند پخش صدای جاری متوقف خواهد شد. این گزینه بهتر است تیک خورده باشد در غیر این صورت در برخی مناطق مخابراتی مشکل پیش خواهد آمد

ریست بعد از پایان هر تماس: در برخی کامپیوتر ها کارت صدا بعد از پایان هر تماس برای تماس دوم به مشکل بر می خورد، در صورتی که تیک این گزینه زده شده باشد بعد از هر تماس سیستم تلفن گویا همه چیز را ریست می کند تا برای تماس بعدی هیچ مشکلی پیش نیاید.

ریست خودکار پس از ارتباط با اپراطور: مانند گزینه بالای است.

وضعیت جاری تلفن گویا در کنار ساعت ویندوز نمایش داده شود: اگر تیک این گزینه را بزنید وضعیت تماس ها در کنار ساعت نمایش داده می شود.

پاسخ تلفن پس از زنگ شماره: با این گزینه می توانید تنظیم کنید که سیستم تلفن گویا پس از چند زنگ، تلفن را پاسخ دهد.

پیگیزی بعدی پس از چند روز اعلام شود: هنگام پذیرش دستگاه تعمیری تاریخ تخمینی تحویل مشخص می شود (مراجعه به آموزش سطح ۱ تعمیرگاه) در صورتی که هنوز دستگاه تعمیر نشده باشد و مشتری قبل از تاریخ تخمینی تماس بگیرد، تلفن گویا بر اساس تاریخ تخمینی تحویل به مشتری اعلام می کند که بهتر است چند روز دیگر مجددا تماس بگیرد. اما اگر تاریخ تخمینی گذشته باشد و دستگاه هنوز تعمیر نشده باشد تلفن گویا بر اساس تنظیم این گزینه به مشتری زمان پیگیری بعدی را اعلام خواهد کرد.

پیش شماره پیش فرض: کد تلفن شهر خود را در این قسمت وارد کنید

اجرای مجدد پس از چند دقیق باشد: سیستم های تلفنی به دلیل ارتباط به اجزای مختلف (خط تلفن، مخابرات، کارت صدا، ویندوز و…) ممکن است برخی اوقات دچار مشکل شوند البته این مشکلات در حدی نیست که به چشم بیاید ولی به دلیل آنکه معمولا سیستم تلفن گویا ۲۴ ساعته در حال اجرا است باید همیشه در دسترس باشد و نیازی به بررسی توسط کاربر نداشته باشد. از آنجایی که خطاهای خارج از سیستم نرم افزار تلفن گویا مانند خطای کارت صدا، سرویس های ویندوز و… توسط سیستم قابل کنترل نیستند و وقوع چنین خطاهایی قابل ردیابی نیست و ممکن است یک خطای خارجی باعث شود سیستم از کار بیفتد (البته احتمالش بسیار پایین است). با تیک زدن این گزینه تمامی مشکلات برطرف می شود. این گزینه باعث می شود که سیستم تلفن گویا هر چند دقیقه یک بار همه چیز را ریست کند تا اگر احتمالا خطایی رخ داده است برطرف گردد.

عدم پاسخ پس از اپراطور: مانند گزینه بالا برای جلوگیری از خطا بهتر است بر روی ۶۰ تنظیم شود

ریست خطا، پس از چند ثانیه باشد: اگر سیستم در حین انجام کار دچار مشکل شود در همان لحظه ریست نمی شود زیرا چون احتمال بیرونی بودن دلیل خطا زیاد است به احتمال زیاد اگر سریع سیستم ریست شود، خطا دوباره رخ خواهد داد.